Η αποστολή email στον εαυτό σας είναι ένας τρόπος να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας γεγονότα ή όσα είπατε σε κάποιον. Εάν χρειάζεται να κάνετε BCC μόνοι σας τακτικά και το ημερολόγιο δεν το κάνει για εσάς, μπορείτε να κάνετε αυτόματα BCC στον εαυτό σας στο Gmail. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει πώς.
BCC σημαίνει Blind Carbon Copy και είναι από την εποχή που οι δακτυλογράφοι συνήθιζαν να τοποθετούν ένα δεύτερο φύλλο χαρτιού κάτω από το κύριο φύλλο τους με ένα κομμάτι carbon χαρτί ανάμεσά τους. Όταν πληκτρολογούνταν το γράμμα, ο δακτυλογράφος χτυπούσε τα πλήκτρα λίγο πιο δυνατά και ο άνθρακας μεταφερόταν σε αυτό το δεύτερο φύλλο, το αντίγραφο άνθρακα. Το Blind αναφέρεται απλώς στον προβλεπόμενο παραλήπτη του πρωτοτύπου που δεν βλέπει το αντίγραφο.
Fast forward τριάντα χρόνια και BCC σημαίνει απλώς τη δημιουργία ψηφιακού αντιγράφου ενός email που είναι αόρατο στον παραλήπτη του πρωτοτύπου. Χρησιμοποιείται πολύ στις επιχειρήσεις και είναι ένας τρόπος να διατηρείτε αλληλογραφία χωρίς να χρειάζεται να εργάζεστε μέσω αλυσίδων email και να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας εργασίες ή συμβάντα χωρίς να χρησιμοποιείτε ημερολόγιο.
Αυτόματη BCC στον εαυτό σας στο Gmail
Καθώς οι περισσότεροι από εμάς έχουμε λογαριασμό Gmail, είναι λογικό να σας δείξουμε πώς να κάνετε αυτόματα BCC στον εαυτό σας στο Gmail. Θα χρειαστείτε μια επέκταση chrome για να λειτουργήσει αυτό, αλλά διαφορετικά όλα έχουν να κάνουν με τη διαμόρφωση.
- Εγκαταστήστε το Bcc Me for Gmail™ ως επέκταση του Chrome.
- Επιτρέψτε του την πρόσβαση στο Gmail σας όταν σας ζητήσει.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να σταλεί το BCC στο αναδυόμενο παράθυρο.
Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που απαντάτε ή συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα λαμβάνετε αυτόματα ένα αντίγραφο BCC στη διεύθυνση email που προσθέσατε στο Βήμα 3.
Το θετικό του Bcc Me for Gmail™ είναι ότι απλά συνεχίζει τη δουλειά του BBC. Το μειονέκτημα είναι ότι δεν έχει ενημερωθεί από το 2012, αλλά το χρησιμοποιώ και λειτουργεί με το νέο σύστημα του Gmail, οπότε αξίζει να το ελέγξετε.
Εάν δεν μπορείτε να το κάνετε να λειτουργήσει, το Auto BCC για το Gmail είναι μια άλλη επιλογή. Κάνει σχεδόν το ίδιο πράγμα, αλλά απαιτεί να το καταχωρήσετε πριν λειτουργήσει. Στη συνέχεια, ο προγραμματιστής σας εγγράφει αυτόματα σε ενημερωτικά δελτία. Αυτός δεν είναι ένας καλός τρόπος για να εκτελέσετε μια επέκταση, γι' αυτό προτείνω το άλλο πρόσθετο.
Στείλτε email εργασίας από τον οικιακό σας λογαριασμό
Εάν κάνετε BCC το email του σπιτιού σας για να σας υπενθυμίσει τα ραντεβού εργασίας ή τις συναντήσεις, η δυνατότητα αποστολής email εργασίας από το σπίτι μπορεί επίσης να βοηθήσει. Εφόσον ο εργοδότης σας χρησιμοποιεί το Gmail ή το G-Suite, θα πρέπει να μπορείτε να εισάγετε τον λογαριασμό εργασίας σας και να τον χρησιμοποιείτε με τον οικιακό σας λογαριασμό.
Αυτό είναι χρήσιμο για τις μικρές επιχειρήσεις, τους ελεύθερους επαγγελματίες και εκείνους για τους οποίους η ευελιξία είναι σημαντική.
- Ανοίξτε τον οικιακό σας λογαριασμό Gmail και επιλέξτε το μενού γρανάζι.
- Επιλέξτε Ρυθμίσεις και Λογαριασμοί και Εισαγωγές.
- Προσθέστε το email της εργασίας σας όπου λέει Εισαγωγή αλληλογραφίας και επαφών.
- Προσθέστε τη διεύθυνση email της εργασίας σας και το όνομα εργασίας σας.
- Ολοκληρώστε τον οδηγό εισαγωγής.
Αυτό λειτουργεί για τους περισσότερους λογαριασμούς Gmail μικρών επιχειρήσεων και θα σας επιτρέψει να ελέγχετε και να απαντάτε σε email εργασίας από τον προσωπικό σας λογαριασμό.
Ορίστε αυτόματες απαντήσεις
Εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας ή μικρή επιχείρηση, η ανταπόκριση είναι απαραίτητη. Ωστόσο, πιθανότατα είστε απασχολημένοι κάνοντας τα εκατομμύρια άλλα πράγματα που απαιτούνται από έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης και δεν θα έχετε πάντα τον χρόνο. Τότε είναι χρήσιμη η δυνατότητα αυτόματης απόκρισης του Gmail.
Μπορείτε να ορίσετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης σε οποιοδήποτε εισερχόμενο email. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για ειδοποιήσεις εκτός γραφείου, ειδοποιήσεις διακοπών ή γρήγορα μηνύματα «Λάβαμε το email σας και θα απαντήσουμε εντός 24 ωρών».
- Επιλέξτε Ρυθμίσεις Gmail και την καρτέλα Γενικά.
- Κάντε κύλιση στο κάτω μέρος της καρτέλας Γενικά στην Αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου.
- Γράψτε το μήνυμά σας και ορίστε ημερομηνία και ώρα.
- Ενεργοποιήστε αυτό το μήνυμα κάθε φορά που δεν πρόκειται να βρίσκεστε κοντά στο Gmail.
Αν και είναι κυρίως για εκτός γραφείου, μπορείτε πραγματικά να βάλετε ό,τι θέλετε εκεί, εξ ου και η χρήση του εδώ.
Υπάρχει επίσης ένα πρόσθετο κονσερβοποιημένης απάντησης που σας επιτρέπει να δημιουργείτε πρότυπα email για μια απάντηση με ένα κλικ σε άτομα. Είναι χρήσιμο να πυροδοτήσετε μια γρήγορη αναγνώριση ή ευχαριστώ και να συνεχίσετε αργότερα.
- Επιλέξτε Ρυθμίσεις Gmail και την καρτέλα Για προχωρημένους.
- Επιλέξτε Canned Responses και ενεργοποιήστε το.
- Συντάξτε ένα νέο μήνυμα και γράψτε ένα email αυτόματης απάντησης.
- Επιλέξτε το εικονίδιο του μενού με τις τρεις κουκκίδες στο παράθυρο Σύνταξη και επιλέξτε Κανονισμένες απαντήσεις.
- Επιλέξτε Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο και Αποθήκευση ως νέο πρότυπο.
- Ονομάστε το κάτι με νόημα.
Τώρα όταν συνθέτετε ή απαντάτε, επιλέξτε το εικονίδιο του μενού με τις τρεις κουκκίδες, Canned Response και επιλέξτε το μήνυμά σας. Θα συμπληρώσει αυτόματα το email έτοιμο για αποστολή!
Είναι πολύ απλό να κάνετε αυτόματα BCC στον εαυτό σας στο Gmail και αυτά τα άλλα κόλπα προσθέτουν ακόμη περισσότερη δύναμη στην πλατφόρμα. Καλή τύχη με αυτό!