Τα Φύλλα Google είναι η ισχυρή και εύκολη στην εκμάθηση εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων της Google που βασίζεται σε σύννεφο. Τα φύλλα ανταγωνίζονται με το Microsoft Excel στην αγορά υπολογιστικών φύλλων, δεν έχουν το ίδιο εύρος ή βάθος χαρακτηριστικών.
Τα Φύλλα Google, τα Έγγραφα Google και οι Παρουσιάσεις Google αποτελούν μέρος της σουίτας γραφείου που βασίζεται στον ιστό που προσφέρεται από την Google δωρεάν. Αυτές οι εφαρμογές ενσωματώνονται με το Google Drive, την υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων και συγχρονισμού της Google.
Μία από αυτές τις συνήθεις εργασίες υπολογιστικού φύλλου είναι η σύγκριση πληροφοριών σε διαφορετικές στήλες. Το Sheets είναι κάτι παραπάνω από ικανό να πραγματοποιήσει αυτού του είδους τη σύγκριση.
Σε αυτό το άρθρο με οδηγίες, θα σας δείξω πώς μπορείτε να συγκρίνετε δεδομένα μεταξύ στηλών στα Φύλλα Google και θα περιγράψω επίσης μια προσέγγιση για να κάνετε το ίδιο πράγμα με το Microsoft Excel. Εάν είστε χρήστης του Excel που σκέφτεται να αλλάξει και ανησυχεί να έχει συγκρίσιμες δυνατότητες, αυτό το άρθρο θα πρέπει να απαλύνει τις ανησυχίες σας. Μπορείτε να το κάνετε με τα Φύλλα!
Φύλλα Google Σύγκριση στηλών
Συγκρίνετε δύο στήλες στα Φύλλα Google
Μια απλή προσέγγιση για τη σύγκριση στηλών στα Φύλλα είναι να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο. Ας πούμε ότι έχουμε δύο στήλες δεδομένων, τη στήλη Α και τη στήλη Β. Αν θέλουμε να συγκρίνουμε τις στήλες και να σημειώσουμε τυχόν διαφορές, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο.
Ο τύπος IF είναι ένα ισχυρό εργαλείο στα Φύλλα (καθώς και στο Excel). Στη δήλωση IF, υπάρχουν τρία επιχειρήματα.
Το πρώτο όρισμα είναι ο έλεγχος που πρέπει να εκτελεστεί, το δεύτερο όρισμα είναι το αποτέλεσμα που θα επιστρέψει εάν η δοκιμή είναι δεναληθής, και το τρίτο όρισμα είναι το αποτέλεσμα που θα επιστρέψει εάν η δοκιμή είναιαληθής. Αυτό είναι αρκετά εύκολο να γίνει κατανοητό, αλλά δύσκολο να διαβαστεί στον τύπο, οπότε ας το δούμε.
- Ανοίξτε το Φύλλο στη σελίδα που θέλετε να συγκρίνετε.
- Με δεδομένα στις στήλες Α και Β, επισημάνετε το κελί C1.
- Επικόλληση
=if(A1=B1,"","Αναντιστοιχία")στο κελί C1. Η λογική είναι η εξής: εάν τα A1 και B1 είναι τα ίδια (δηλαδή, A1=B1), ο τύπος επιστρέφει μια κενή συμβολοσειρά και αν δεν είναι ίδια (το A1 κάνει δεν ίσο B1), ο τύπος επιστρέφει "Αναντιστοιχία".
- Κάντε αριστερό κλικ στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού C1 και σύρετε προς τα κάτω. Αυτό αντιγράφει τον τύπο στο C1 σε όλα τα κελιά της στήλης C.
Τώρα για κάθε σειρά στην οποία το Α και το Β δεν είναι πανομοιότυπα, η στήλη Γ θα περιέχει τη λέξη "Αναντιστοιχία". Εάν βλέπετε ένα κενό κελί, τότε ο τύπος δεν επέστρεψε τίποτα που να υποδεικνύει ότι οι στήλες ταιριάζουν.
Σύγκριση δεδομένων πολλών στηλών
Η σύγκριση δεδομένων μεταξύ δύο στηλών είναι καλή και χρήσιμη… αλλά τι γίνεται αν έχετε πολλές στήλες δεδομένων και πρέπει να κάνετε συγκρίσεις; Λοιπόν, τα Φύλλα μπορούν να το χειριστούν επίσης, χρησιμοποιώντας μια συνάρτηση που ονομάζεται ARRAYFORMULA. Αυτή είναι μια αρκετά προηγμένη φόρμουλα και δεν πρόκειται να μπω βαθιά στο πώς λειτουργεί, αλλά θα μας επιτρέψει να κάνουμε μερικές συγκρίσεις δεδομένων πολλών στηλών.
Στα Φύλλα και σε άλλα υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο πίνακα για να υπολογίσετε μια στήλη σε ή μια σειρά υποσυνολικών τιμών τοποθετώντας την σε μια σειρά κελιών ή μπορείτε να υπολογίσετε μια μεμονωμένη τιμή σε ένα μεμονωμένο κελί.
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δύο σετ δεδομένων. Κάθε σύνολο δεδομένων έχει μια τιμή ευρετηρίου – μπορεί να είναι αριθμός εξαρτήματος ή σειριακός αριθμός. Υπάρχουν επίσης μερικές στήλες δεδομένων που σχετίζονται με κάθε τιμή ευρετηρίου – χρώματα προϊόντος, ίσως ή την ποσότητα που έχετε στη διάθεσή σας. Δείτε πώς μπορεί να μοιάζει ένα από αυτά τα σύνολα δεδομένων.
Έχουμε λοιπόν τα δεδομένα της Jane. Αλλά τότε ο Μπομπ στέλνει τα στοιχεία του για το ίδιο σύνολο πληροφοριών και υποψιαζόμαστε ότι μπορεί να υπάρχουν κάποιες διαφορές μεταξύ των δύο συνόλων δεδομένων. (Σε αυτό το παράδειγμα, θα μπορούσατε εύκολα να εντοπίσετε οπτικά τις διαφορές, αλλά υποθέστε ότι ένα υπολογιστικό φύλλο με χιλιάδες καταχωρήσεις.) Δείτε παρακάτω για τις φιγούρες της Τζέιν και του Μπομπ δίπλα δίπλα.
Αν θέλουμε να ελέγξουμε αν τα στοιχεία τιμής ανά μονάδα που αναφέρθηκαν από την Jane και τον Bob είναι τα ίδια, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ARRAYFORMULA για να το κάνουμε. Θέλουμε να αναφέρουμε τυχόν διαφορές και να τις εκτυπώσουμε ξεκινώντας από το κελί I3, επομένως στο I3 πληκτρολογούμε αυτόν τον τύπο:
=ArrayFormula(SORT(if(countifs(E3:E&G3:G,A3:A&C3:C)=0,A3:C,)))
Αυτό έχει ως αποτέλεσμα μια σύγκριση πολλών στηλών που μοιάζει με αυτό:
Τώρα μπορούμε να δούμε ότι το SKU A10305 έχει μια διαφορά και μπορούμε να καταλάβουμε ποιος έχει τις σωστές πληροφορίες και ποιος έχει ένα σφάλμα.
Χρήση ηλεκτρικών εργαλείων για σύγκριση στηλών
Μια άλλη προσέγγιση είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο σύγκρισης σε ένα από τα πρόσθετα πακέτα για τα Φύλλα Google. Ένα εργαλείο είναι γνωστό ως «Power Tools, μια πολύ χρήσιμη συλλογή πρόσθετων για την επέκταση της λειτουργικότητας των Φύλλων Google. Είναι ένα από τα πολλά τέτοια εργαλεία που επεκτείνουν σε μεγάλο βαθμό τη βασική λειτουργικότητα και αφαιρούν μεγάλο μέρος της δουλειάς από τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων.
Ενώ παλαιότερα ήταν δωρεάν επ' αόριστον, το Power Tools απαιτεί πλέον συνδρομή μετά τη λήξη της δωρεάν δοκιμαστικής περιόδου. Θα έλεγα ότι το Power Tools αξίζει την τιμή για βαρείς χρήστες υπολογιστικών φύλλων στα 29,95 $/έτος ή 89,95 $ για μια ισόβια συνδρομή.
Το Power Tools έχει πολλές ισχυρές λειτουργίες, αλλά θα ρίξουμε μια ματιά στη μέθοδο σύγκρισης στηλών εδώ.
- Μόλις προστεθούν τα Ηλεκτρικά Εργαλεία στα Φύλλα Google σας, μεταβείτε στο Πρόσθετα αναπτυσσόμενο μενού
- Επιλέγω Ηλεκτρικά εργαλεία
- Στη συνέχεια επιλέξτε Αρχή
- Κάντε κλικ στην επιλογή μενού "Dedupe & Compare" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύγκριση δύο φύλλων"
- Εισαγάγετε τα εύρη των στηλών που θέλετε να συγκρίνετε. Σημειώστε ότι μπορείτε να συγκρίνετε πολλές στήλες ταυτόχρονα και ακόμη και να συγκρίνετε μεταξύ διαφορετικών φύλλων!
- Επιλέξτε εάν θέλετε να βρείτε μοναδικές τιμές ή διπλότυπες τιμές.
- Επιλέξτε πώς θέλετε το Power Tools να υποδεικνύει τα αποτελέσματα της σύγκρισης. Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε χρώμα στα διπλά ή μοναδικά κελιά, να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε δεδομένα σε νέες στήλες και άλλες επιλογές.
Ένας γρήγορος τρόπος για να συγκρίνετε τις διαφορές μεταξύ κειμένου ή υπολογιστικών φύλλων
Εάν δεν θέλετε την ταλαιπωρία της σύνταξης τύπων ή της χρήσης ενός πρόσθετου και απλώς θέλετε να συγκρίνετε γρήγορα τιμές ή κείμενο μεταξύ δύο εγγράφων, υπάρχει ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο που κάνει τα βαριά για εσάς. Ονομάζεται Diffchecker και φαίνεται να λειτουργεί καλά. Συνιστάται ακόμη και για χρήση στο φόρουμ των Εγγράφων Google.
- Μεταβείτε στο Diffchecker.
- Επικολλήστε ένα σύνολο κειμένου ή τιμών στο αριστερό παράθυρο και την άλλη στήλη ή κείμενο στα δεξιά.
- Επιλέξτε Εύρεση διαφοράς!
- Ο ιστότοπος θα συγκρίνει τα δύο παράθυρα και θα επισημάνει τυχόν διαφορές.
Το Diffchecker είναι χρήσιμο εάν προσπαθείτε να διαφοροποιήσετε τις στήλες και χρειάζεστε μόνο τα αποτελέσματα.
Τι θα λέγατε λοιπόν εάν χρησιμοποιείτε το Excel, μπορείτε να συγκρίνετε στήλες χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο; Λοιπόν φυσικά μπορείς!
Συγκρίνετε δύο στήλες στο Microsoft Excel
Περνάω ανάμεσα σε Φύλλα Google και Microsoft Excel ανάλογα με το τι προσπαθώ να κάνω. Αν και τα Φύλλα είναι πολύ καλά, δεν έχουν τόσες πολλές δυνατότητες όπως το Excel και επομένως υπολείπονται σε ορισμένους βασικούς τομείς.
Μέθοδος 1 για σύγκριση στηλών για διπλότυπα στο Excel:
- Επισημάνετε τις δύο στήλες που θέλετε να ελέγξετε.
- Επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους από την αρχική κορδέλα.
- Επιλέξτε Επισήμανση κανόνων κελιού και διπλότυπες τιμές.
- Επιλέξτε μια μορφή για εμφάνιση και επιλέξτε ΟΚ.
Μέθοδος 2 για σύγκριση στηλών για διαφορές στο Excel:
- Επισημάνετε το κελί 1 στη στήλη Γ.
- Επικόλληση
=IF(COUNTIF($A:$A,$B1)=0"Καμία αντιστοίχιση στο Α","")στη γραμμή τύπων.
- Θα πρέπει να δείτε "Δεν υπάρχει αντιστοιχία στο A" στη στήλη Γ όπου διαφέρουν οι δύο στήλες.
Θα πρέπει να βλέπετε αυτά τα κελιά με διαφορές, καθώς θα πρέπει να υπάρχει μια ετικέτα στην αντίστοιχη σειρά που θα σας λέει "Δεν υπάρχει αντιστοιχία στο Α". Μπορείτε, φυσικά, να το τροποποιήσετε για να πείτε οτιδήποτε θέλετε. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα γράμματα στηλών ή τη σειρά με την οποία συγκρίνετε τα δύο ανάλογα.