Από το τέλος του Microsoft Visio, τα διαγράμματα ροής και τα διαγράμματα έπρεπε να συνδυάζονται με Word, Excel, PowerPoint ή κάτι εντελώς διαφορετικό. Καθώς οι περισσότεροι χώροι εργασίας χρησιμοποιούν το Microsoft Office, είναι πιο εύκολο να το χρησιμοποιήσετε. Αυτός είναι ο σκοπός αυτού του σεμιναρίου, η δημιουργία ενός επαγγελματικού διαγράμματος ροής στο Word. Δεν είναι τόσο δύσκολο όσο νομίζετε.

Χρησιμοποιώ το Word 2016, αλλά η ίδια διαδικασία θα λειτουργήσει για το Word 2010 ή την έκδοση του Office 365. Τα μενού μπορεί να έχουν ελαφρώς διαφορετικά ονόματα και θέσεις, αλλά τα υπόλοιπα θα πρέπει να είναι εντάξει.

Ένα διάγραμμα ροής είναι μια απεικόνιση μιας ακολουθίας γεγονότων που παρέχουν ένα προβλεπόμενο αποτέλεσμα. Συχνά χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση για να απεικονίσουν κάθε είδους πράγματα από τα βήματα μέχρι την ολοκλήρωση μιας εργασίας έως τον καθορισμό του τρόπου επεξεργασίας μιας κλήσης σε ένα τηλεφωνικό κέντρο. Επίσης, χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο ως γραφήματα για δημοσίευση και μάρκετινγκ στο διαδίκτυο. Εδώ χρησιμοποιώ τα περισσότερα από αυτά που παράγω.

Εάν εργάζεστε σε ένα μέρος που του αρέσουν τα διαγράμματα ροής, η κατοχή τους είναι μια χρήσιμη δεξιότητα. Ας ελπίσουμε ότι αυτό το σεμινάριο θα βοηθήσει πολύ στην επίτευξη αυτού.

Δημιουργία διαγραμμάτων ροής στο Word

Μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής με δύο τρόπους. Μπορείτε να σχεδιάσετε πλαίσια και να προσθέσετε βέλη με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SmartArt ή να προσθέσετε προσαρμοσμένες εικόνες. Όλα λειτουργούν και όλα δημιουργούν αξιόπιστα διαγράμματα ροής.

Καθώς το SmartArt παράγει τα καλύτερα γραφήματα, θα το χρησιμοποιήσω.

Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word:

1. Ανοίξτε ένα νέο κενό έγγραφο του Word.

   

2. Επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και SmartArt.

   

3. Επιλέξτε Διαδικασία από το πλευρικό μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο γραφήματος στο κέντρο. Ο επιλεγμένος τύπος γραφήματος θα πρέπει τώρα να ενσωματωθεί στη σελίδα σας.

   

4. Επιλέξτε [Κείμενο] και πληκτρολογήστε μια περιγραφή για κάθε βήμα στο γράφημά σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το γράφημα και να χρησιμοποιήσετε το αναδυόμενο πλαίσιο που εμφανίζεται για να αλλάξετε το κείμενο.

   

Τώρα έχετε ένα βασικό διάγραμμα ροής που μπορείτε να αρχίσετε να το προσαρμόζετε στις ανάγκες σας. Μπορείτε να επιλέξετε σχήματα στο πλαίσιο Μορφή στην κορδέλα του Word για να αλλάξετε την εμφάνιση. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Αλλαγή χρωμάτων για να κάνετε ακριβώς αυτό.

Προσθέστε βήματα στο διάγραμμα ροής σας

Το προεπιλεγμένο γράφημα που εμφανίζεται έχει μόνο μερικά πλαίσια που είναι αρκετά μόνο για το πιο απλό διάγραμμα ροής. Μάλλον θα χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερα.

1. Επιλέξτε το γράφημα στο Word σε ένα μέρος όπου θέλετε να προσθέσετε ένα βήμα.

   

2. Επισημάνετε το βήμα και επιλέξτε Προσθήκη σχήματος στην επάνω δεξιά γωνία της κορδέλας. Το βήμα πρέπει να προστεθεί αμέσως μετά το επιλεγμένο βήμα.

   

3. Χρησιμοποιήστε το Move Up ή το Move Down από το μενού για να μετακινήσετε το σχήμα στο σημείο όπου θέλετε να τοποθετηθεί στο διάγραμμα ροής σας.

   

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για να προσθέσετε όσα βήματα θέλετε στο γράφημά σας. Απλώς επιλέξτε το προηγούμενο βήμα για να βεβαιωθείτε ότι έχει προστεθεί στη θέση που θέλετε. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε την παραπάνω μέθοδο ή επιλέξτε Αναίρεση ή Ctrl + Z για να επιστρέψετε και να επιλέξετε το σωστό βήμα.

Προσθέστε εφέ και άνθηση στο διάγραμμα ροής σας

Εάν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα ελκυστικό διάγραμμα ροής, μπορείτε να προσαρμόσετε τις προεπιλεγμένες επιλογές ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας.

1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα πλαίσιο στο διάγραμμα ροής και επιλέξτε Μορφοποίηση σχήματος.

   

2. Επιλέξτε έναν τύπο γεμίσματος, πάχος γραμμής ή αλλάξτε την καρτέλα για σχήματα, εφέ 3D, θέση και άλλες επιλογές.

   

3. Επιλέξτε Επιλογές κειμένου για να αλλάξετε τη μορφή του κειμένου που περιέχεται στο πλαίσιο.

   

Υπάρχουν δεκάδες διαμορφώσεις που μπορείτε να αλλάξετε σε αυτό το μενού, οπότε δεν θα τις εξετάσω όλες εδώ. Αρκεί να πούμε ότι θα βρείτε την πλήρη γκάμα χρωμάτων, σκίασης και οτιδήποτε άλλο είναι πιθανό να χρειαστείτε μέσα από αυτό το μενού.

Προσαρμόστε τις γραμμές στο διάγραμμα ροής σας

Δεν έχει νόημα να κάνετε τα πλαίσια του διαγράμματος ροής και το κείμενό σας να φαίνονται εκπληκτικά εάν οι γραμμές που τα συνδέουν είναι ακόμα σε 2D. Τώρα ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να τα προσαρμόσετε επίσης. Η διαδικασία είναι περίπου η ίδια με τη μορφοποίηση πλαισίων.

1. Κάντε διπλό κλικ σε μια γραμμή για να την επιλέξετε.

   

2. Κάντε δεξί κλικ σε αυτή τη γραμμή και επιλέξτε Μορφοποίηση σχήματος.

   

3. Επιλέξτε έναν τύπο γεμίσματος, πάχος γραμμής ή χρησιμοποιήστε μια διαφορετική καρτέλα για σχήματα, εφέ 3D και άλλες επιλογές.

   

Εάν έχετε κείμενο δίπλα στις γραμμές σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διαδικασία για να τροποποιήσετε το κείμενο όπως κάνατε με τα κουτιά σας.

Προσθέστε προσαρμοσμένες εικόνες ή πλαίσια στο διάγραμμα ροής σας

Εάν δεν σας αρέσει κανένα από τα σχήματα ή το SmartArt που περιέχονται στο Word, μπορείτε να προσθέσετε το δικό σας. Χρειάζεται λίγη δουλειά για να τα εισαγάγετε και να αλλάξετε το μέγεθός τους, αλλά μπορεί να εξατομικεύσει ή να ονομάσει το διάγραμμα ροής σας όπως ακριβώς το χρειάζεστε.

1. Επιλέξτε ένα πλαίσιο στο διάγραμμα ροής σας.

   

2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Αλλαγή σχήματος.

   

3. Επιλέξτε ένα σχήμα από τη λίστα και αλλάξτε το μέγεθος όπως απαιτείται.

   

Για να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας εικόνες σε ένα διάγραμμα ροής:

1. Επιλέξτε την καρτέλα εισαγωγής στην κορδέλα.

   

2. Επιλέξτε Εικόνες και εισαγάγετε μια εικόνα.

   

3. Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέξτε Αποκοπή.

   

4. Επιλέξτε το πλαίσιο όπου θέλετε να τοποθετήσετε την εικόνα.

   

5. Κάντε δεξί κλικ και μετά επιλέξτε Επικόλληση.

   

Είναι πολύ απλό να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word και να το κάνετε να φαίνεται επαγγελματικό. Ας ελπίσουμε ότι με αυτό το σεμινάριο θα τα δημιουργήσετε σε ελάχιστο χρόνο!