Εάν έχετε ποτέ αντιμετωπίσει δύο διαφορετικές εκδόσεις ενός αρχείου Microsoft Word που έπρεπε να συγκρίνετε, τότε ξέρετε πόσο δύσκολο μπορεί να είναι να το κάνετε με το χέρι. Μου συνέβη αυτό όταν ένας συνάδελφος εργάστηκε σε λάθος έκδοση ενός αρχείου, ενσωματώνοντας αλλαγές σε μια παλαιότερη που δεν ήταν πλέον σχετική.
Ευτυχώς, το Microsoft Word διαθέτει μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να συγκρίνετε αυτόματα δύο έγγραφα, ώστε να μην χρειάζεται να ελέγχετε χειροκίνητα κάθε λέξη ή παράγραφο! Δείτε πώς μπορείτε να συγκρίνετε έγγραφα του Word στο macOS!
Αρχικά, ανοίξτε το Word από το Dock σας ή από το φάκελο Applications στο Mac σας. Μια συντόμευση στις Εφαρμογές βρίσκεται στο μενού "Μετάβαση" του Finder.
Όταν ανοίξει το Word, απλώς επιλέξτε ένα κενό έγγραφο από τη Συλλογή εγγράφων…
…ή ανοίξτε ένα από τα αρχεία που θέλετε να συγκρίνετε. Δεν έχει σημασία ποιο έγγραφο εκκινείτε, αλλά η εντολή που πρέπει να χρησιμοποιήσουμε εδώ θα γίνει γκριζαρισμένη εάν το Word δεν έχει ανοιχτό αρχείο.
Τέλος πάντων, μόλις το Word είναι έτοιμο να ξεκινήσει, επιλέξτε Εργαλεία > Παρακολούθηση αλλαγών > Σύγκριση εγγράφων από τα μενού στην κορυφή.
Στο πλαίσιο που θα ανοίξει στη συνέχεια, θα θέλετε να επιλέξετε το αρχικό σας έγγραφο για σύγκριση με το αναθεωρημένο έγγραφο. Εάν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στο κόκκινο πλαίσιο μου παρακάτω, μπορείτε να επιλέξετε από τα πρόσφατα αρχεία. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το εικονίδιο φακέλου που φώναξα με το κόκκινο βέλος για να πλοηγηθείτε στο σύστημα αρχείων σας για να εντοπίσετε το εν λόγω έγγραφο.
Όταν το κάνετε αυτό, θα δείτε το γνωστό πλαίσιο διαλόγου άνοιγμα/αποθήκευση, επομένως χρησιμοποιήστε το για να βρείτε την πρώτη έκδοση του εγγράφου σας και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".
Στη συνέχεια, κάντε το ίδιο πράγμα για την αναθεωρημένη έκδοση του αρχείου στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.
Η ενότητα "Η ετικέτα αλλάζει με" μπορεί να είναι ό,τι θέλετε—ο συντάκτης των αλλαγών είναι συνήθως ένας καλός δείκτης. Και υπάρχουν μερικά ακόμη πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για αυτό το παράθυρο. Πρώτον, το εικονίδιο με δύο βέλη πάνω του θα σας επιτρέψει να αλλάξετε τη θέση των εγγράφων για σύγκριση, εάν κατά λάθος επιλέξατε την αναθεωρημένη έκδοση ως το αρχικό έγγραφο, ας πούμε. Και δεύτερον, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο καρτών θα σας δώσει μια ολόκληρη δέσμη νέων επιλογών για το τι να συγκρίνετε και πώς.
Επομένως, εάν δεν χρειάζεται να συγκρίνετε κεφαλίδες και υποσέλιδα, αλλαγές πεζών-κεφαλαίων ή κενό διάστημα, για παράδειγμα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτά τα πλαίσια ελέγχου. Και όπως μπορείτε να δείτε, από προεπιλογή το Word θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο για τη σύγκριση, οπότε μόλις είστε έτοιμοι να το ελέγξετε, κάντε κλικ στο "OK" σε αυτό το παράθυρο για να το προβάλετε.
Αυτή η δυνατότητα δεν είναι τέλεια και αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον τρόπο ανάγνωσης των παρακολουθούμενων αλλαγών σε έγγραφα του Word, μπορεί να σας φανεί ότι η αναζήτηση μέσα από το νέο αρχείο είναι μια πρόκληση στην αρχή. Αλλά αυτό είναι τόσο, πολύ καλύτερο από το να χρειάζεται να διαβάσετε και τα δύο έγγραφα δίπλα-δίπλα για να βρείτε τις τροποποιήσεις! Έχω κάνει κάποια διόρθωση στο παρελθόν, και αυτό ακούγεται σαν δικός μου προσωπικός εφιάλτης. Μαζί με το να πρέπει να δώσεις μια ομιλία μπροστά σε πλήθος. Ή πρέπει να πετάξει μέσα από αναταράξεις. Ή εκφωνώντας μια ομιλία ενώ πετάτε μέσα σε αναταράξεις.
Εμ, θα σταματήσω εκεί. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο.
