Πώς να κλωνοποιήσετε ή να δημιουργήσετε αντίγραφα πρόχειρων στο Gmail

Για πολλούς, η δημιουργία ενός κλώνου ή αντιγράφου πρόχειρων email είναι απαραίτητο μέρος της δουλειάς τους. Ευτυχώς, αυτό είναι δυνατό χρησιμοποιώντας πρότυπα email, μια λειτουργία που είναι ήδη ενσωματωμένη στο Gmail.

Είτε προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα γενικό email για αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε ερωτήματα και πληρωμές είτε απλά αναζητάτε μια συντόμευση στον χρόνο απόκρισης email σας, το Gmail έχει αυτό που ψάχνετε. Σε αυτό το άρθρο, θα σας κάνουμε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τα δικά σας πρότυπα email στις περισσότερες μεγάλες συσκευές.

Πρότυπα email

Τα πρότυπα email είναι μια σωτήρια χάρη όλων των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων ή εκείνων που λένε τα ίδια πράγματα στα ίδια είδη email. Τα χρησιμοποιώ από τότε που ξεκίνησα τις δικές μου επιχειρήσεις και μου έχουν γλιτώσει πολλές εκατοντάδες ώρες με τα χρόνια.

Τα πρότυπα email μπορούν επίσης να σας κάνουν να φαίνεστε πιο επαγγελματίες. Μπορείτε να απαντήσετε πιο γρήγορα και ένα απλό «Σας ευχαριστούμε για το email σας, ένας από την ομάδα μας θα επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας εντός 24 ωρών» μπορεί να κάνει έναν πελάτη να νιώσει ότι τον εκτιμούν. Λαμβάνοντας υπόψη πόσο εύκολο είναι να το κάνετε, συνιστώ ανεπιφύλακτα τη χρήση τους.

Δημιουργία προτύπων email στο Gmail σε υπολογιστή

Το Gmail καλεί πρότυπα Κονσέρβες απαντήσεις και πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία για να μπορέσετε να τα χρησιμοποιήσετε. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να δημιουργήσετε όσα πρότυπα email θέλετε.

1. Ανοίξτε το Gmail και συνδεθείτε.
2. Τώρα, επιλέξτε το εικονίδιο του μενού Settings cog στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
4. Τώρα, κάντε κλικ στο Προχωρημένος.
5. Στη συνέχεια, εάν δεν είναι ήδη, επιλέξτε επιτρέπω Για Πρότυπα και κάντε κλικ Αποθήκευσε τις αλλαγές.
6. Μόλις το Gmail φορτώσει ξανά, κάντε κλικ στο Συνθέτω.
7. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε για το πρότυπό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Περισσότερο (οι τρεις κάθετες κουκκίδες).
8. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Πρότυπα > Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο > Αποθήκευση ως νέο πρότυπο.
9. Τέλος, ονομάστε το πρότυπό σας και επιλέξτε Σώσει.

Δημιουργία προτύπων email στο Gmail στο Android

Παρόμοια με τον υπολογιστή, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στη συσκευή σας Android.

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Gmail και κάντε κλικ στο Συνθέτω κουμπί (+).
2. Τώρα, πληκτρολογήστε το email σας και κάντε κλικ στο Περισσότερο κουμπί ( οι τρεις κάθετες κουκκίδες).
3. Επιλέγω Αποθηκεύσετε το σχέδιο από το αναπτυσσόμενο μενού.

Δημιουργία προτύπων email στο Gmail σε ένα iPhone

Θα χρειαστεί είτε να εγκαταστήσετε μια εφαρμογή όπως Πρότυπα email για να λειτουργήσετε με το Gmail είτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη εφαρμογή Σημειώσεις για να δημιουργήσετε πρότυπα email.

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Gmail, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο Συνθέτω κουμπί (το εικονίδιο χαρτιού και στυλό).
2. Εάν εγκαταστήσατε Πρότυπα Email, κάντε κλικ στην έλλειψη (τρεις οριζόντιες κουκκίδες) και επιλέξτε Εισαγωγή από Πρότυπα από το cloudHQ.

Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε το πρότυπο χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Σημειώσεις.

1. Μέσα από το δημιουργημένο πρότυπο email, κάντε κλικ στο εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης του και επιλέξτε την εφαρμογή Gmail.
2. Η σημείωση θα πρέπει τώρα να φορτωθεί στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρήση του προτύπου του email σας

Τώρα που δημιουργήσατε το πρότυπο email σας, ήρθε η ώρα να το χρησιμοποιήσετε. Όταν λάβετε την πρώτη ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο, κάντε το εξής:

1. Ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στο Συνθέτω.
2. Τώρα, κάντε κλικ στο Περισσότερο.
3. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Πρότυπα > Εισαγωγή προτύπου και επιλέξτε το πρότυπο email σας.
4. Στη συνέχεια, επεξεργαστείτε όπως απαιτείται και κάντε κλικ Στείλετε.

Μπορείτε επίσης να κάνετε το ίδιο χρησιμοποιώντας το Reply.

Χρήση του προτύπου του email σας για αυτόματες απαντήσεις

Πηγαίνοντας το πρότυπο email ένα βήμα παραπέρα, τι θα λέγατε να ρυθμίσετε μια κλειστή απάντηση ως αυτόματη απάντηση σε ένα εισερχόμενο email. Θα πρέπει να διατηρήσετε την απάντησή σας γενική, αλλά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αναγνωρίσετε παραγγελίες ή ερωτήματα και να δημιουργήσετε μια καλή σχέση με τον πελάτη σας.

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της οθόνης.
2. Τώρα, εισαγάγετε τα κριτήριά σας για την αναζήτηση και επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για Αποστολή προτύπου, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να στείλετε και μετά κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου πάλι.

Τώρα, όποτε πληρούνται τα κριτήρια φίλτρου, το Gmail θα στέλνει αυτόματα την απάντησή σας. Αυτό είναι ιδανικό για επιβεβαιώσεις ή ενημερώσεις και μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ενεργοποιείται με πολλούς τρόπους. Είναι αδύνατο να τα αναφέρω όλα εδώ, αλλά θα αναγνωρίσετε ένα μοτίβο στα email σας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου «[email protected]» ή σε οποιοδήποτε email που περιέχει τη λέξη «Παραγγελία». Καταλαβαίνετε την ιδέα.