Χρειάζεστε να οργανώσετε μια συνάντηση; Έχετε μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης και χρειάζεστε βοήθεια; Η προθεσμία κόπηκε ξαφνικά στη μέση; Θέλετε να ελέγξετε γρήγορα τη διαθεσιμότητα των συναδέλφων; Θέλετε να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα κάποιου στο Ημερολόγιο Google; Μπορείτε να κάνετε όλα αυτά τα πράγματα εάν έχετε μοιραστεί όλοι τα ημερολόγιά σας. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει πώς.
Το Ημερολόγιο Google σάς επιτρέπει να μοιραστείτε ένα αντίγραφο του ημερολογίου σας για να το δουν οι συνάδελφοί σας και οι φίλοι σας. Τους επιτρέπει να ελέγχουν τη διαθεσιμότητα, να ορίζουν υπενθυμίσεις και να σας προσκαλούν σε μια εκδήλωση. Είναι ένα προσεγμένο χαρακτηριστικό της εφαρμογής που κάνει τη συλλογική εργασία παιχνιδάκι.
είναι μια χαρά όμως. Πρέπει να παραχωρήσετε ενεργά άδεια σε άλλους να δουν το ημερολόγιο και να ορίσετε ξεχωριστά δικαιώματα για να μπορούν να το επεξεργαστούν. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο ξεχωριστό από το δικό σας, αν προτιμάτε.
Κοινή χρήση Ημερολογίου Google
Η κοινή χρήση ημερολογίου μοιάζει λίγο με το ημερολόγιο του Outlook Exchange. Μπορεί να προβληθεί από άτομα σε μια ομάδα ή άτομα στα οποία εκχωρείτε δικαιώματα. Ορίζετε συγκεκριμένες άδειες επεξεργασίας ή όχι και μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα, τις συσκέψεις και ούτω καθεξής. Όλοι με τους οποίους μοιράζεστε περιεχόμενο θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιούν τα Ημερολόγια Google, διαφορετικά θα πρέπει να κάνετε ολόκληρο το ημερολόγιο δημόσιο, κάτι που δεν είναι ιδανικό.
Για να μοιραστείτε ένα υπάρχον ημερολόγιο κάντε το εξής:
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε από τα αριστερά.
- Επιλέξτε τις τρεις τελείες δίπλα του και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις και κοινή χρήση.
- Επιλέξτε Προσθήκη ατόμων στην περιοχή Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα για κοινή χρήση με άτομα.
- Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Διαθέσιμο σε δημόσιο, στην ενότητα Δικαιώματα πρόσβασης για κοινή χρήση με μια ομάδα. Επιλέξτε την ομάδα στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο.
- Επιλέξτε Αποστολή μόλις ολοκληρωθεί.
Η κοινή χρήση με μια ομάδα θα λειτουργήσει μόνο εάν χρησιμοποιείτε τις Ομάδες Google. Διαφορετικά, θα χρειαστεί να προσθέσετε μέλη της ομάδας ξεχωριστά.
Αν προτιμάτε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο κοινόχρηστο ημερολόγιο.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε Άλλα ημερολόγια και στη συνέχεια Δημιουργία νέου ημερολογίου στο αριστερό μενού για να δημιουργήσετε ένα νέο ημερολόγιο.
- Ονομάστε το και επιλέξτε Δημιουργία ημερολογίου.
- Ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα για να επιτρέψετε την πρόσβαση σε άτομα ή ομάδες.
Δείτε το Ημερολόγιο Google κάποιου άλλου
Εάν χρησιμοποιείτε ήδη την κοινή χρήση ημερολογίου και θέλετε να δείτε το Ημερολόγιο Google κάποιου άλλου, αυτό είναι επίσης πολύ απλό.
- Ανοίξτε τα Ημερολόγια Google.
- Επιλέξτε το κενό πλαίσιο όπου λέει Αναζήτηση για άτομα.
- Πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση Gmail του ατόμου που θέλετε να δείτε.
- Επιλέξτε τα από τη λίστα όπως εμφανίζονται.
Το όνομα θα εμφανίζεται μόνο εάν έχουν ήδη μοιραστεί ένα ημερολόγιο με μια ομάδα ή άτομα. Στη συνέχεια, θα δείτε το ημερολόγιό τους στη λίστα στα αριστερά κάτω από τα ημερολόγιά μου.
Δείτε αν κάποιος είναι ελεύθερος με το Ημερολόγιο Google
Εάν προσπαθείτε να ρυθμίσετε μια σύσκεψη ή μια εκδήλωση, μπορείτε να ελέγξετε ότι τα άτομα είναι ελεύθερα χρησιμοποιώντας το δικό σας ημερολόγιο αφού συνδέσετε το δικό τους ή έχετε πρόσβαση σε κοινόχρηστα ημερολόγια.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε Δημιουργία στα αριστερά για να δημιουργήσετε ένα συμβάν.
- Δώστε του έναν τίτλο, αποφασίστε αν είναι εκδήλωση ή υπενθύμιση.
- Ορίστε ημερομηνία και ώρα.
- Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές στο κάτω μέρος του παραθύρου.
- Επιλέξτε Προσθήκη προσκεκλημένων στην περιοχή Επισκέπτες στα δεξιά.
- Επιλέξτε την καρτέλα Εύρεση ώρας στα αριστερά.
- Βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί όλοι οι επισκέπτες στο πλαίσιο και αναζητήστε ώρες την επιλεγμένη ημέρα.
- Δημιουργήστε το συμβάν, δώστε του έναν τίτλο και πατήστε Αποθήκευση στην κορυφή.
Εάν κάποιος είναι απασχολημένος, η χρονοθυρίδα θα είναι χρωματισμένη ή θα εμφανιστεί η λέξη Busy. Δεν θα μπορείτε να τους προσκαλέσετε εάν έχουν επισημανθεί ως απασχολημένοι στο ημερολόγιό τους. Μόλις πατήσετε Αποθήκευση, σε κάθε προσκεκλημένο θα σταλεί μια πρόσκληση μέσω email και το συμβάν θα προστεθεί στα αντίστοιχα ημερολόγιά του.
Δημιουργήστε ένα δημόσιο Ημερολόγιο Google
Για μερικούς, το να κάνουν το δικό τους ημερολόγιο προσβάσιμο σε άλλους δεν ταιριάζει και σε ορισμένους κλάδους, αυτό είναι απαγορευτικό. Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό ημερολόγιο ομάδας για το τμήμα ή την ομάδα.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε Άλλα ημερολόγια και στη συνέχεια Δημιουργία νέου ημερολογίου στο αριστερό μενού για να δημιουργήσετε ένα νέο ημερολόγιο
- Ονομάστε το και επιλέξτε Δημιουργία ημερολογίου.
- Επιλέξτε το εικονίδιο γρανάζι στο παράθυρο του ημερολογίου για να επιλέξετε Ρυθμίσεις.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο που μόλις δημιουργήσατε και επιλέξτε Δικαιώματα πρόσβασης.
- Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Διαθέσιμο στο κοινό.
Όταν λέει "δημόσιο", δεν σημαίνει απαραίτητα ολόκληρο τον κόσμο, αλλά αυτούς που ανήκουν στον τομέα σας στο G Suite. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το G Suite, οποιοσδήποτε αποκτά τη διεύθυνση URL του ημερολογίου θα μπορεί να δει τι συμβαίνει, επομένως κρατήστε το μεταξύ σας.