Το Airtable έχει γίνει όλο και πιο δημοφιλές πρόσφατα – και για καλό λόγο. Είναι ένα έξυπνο εργαλείο που δίνει τη δυνατότητα σε επιχειρήσεις και οργανισμούς να διαχειρίζονται διάφορες λειτουργίες και πληροφορίες με ευκολία. Δίνει επίσης στους χρήστες τη δυνατότητα να εργαστούν σε υπολογιστικό φύλλο με μεγαλύτερη ποικιλία εμπλουτισμένων λειτουργιών σε σύγκριση με τα Φύλλα Google.
Εάν χρησιμοποιείτε το Airtable για λίγο, μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι το πρωτεύον πεδίο δεν αλλάζει. Υπάρχει όμως επιλογή να το επεξεργαστώ; Θα το μάθετε σε αυτό το άρθρο, οπότε συνεχίστε να διαβάζετε.
Τι είναι η κύρια στήλη στο Airtable;
Όσοι είναι εξοικειωμένοι με το Airtable πιθανότατα γνωρίζουν κάτι για τις κύριες στήλες. Τι σημαίνει όμως ο όρος; Μια κύρια στήλη ή ένα πρωτεύον πεδίο, είναι η πρώτη στήλη στο υπολογιστικό φύλλο Airtable, που αντιπροσωπεύει δεδομένα ή εγγραφές. Εάν οι χρήστες θέλουν να συνδέσουν δύο πίνακες, το όνομα του κύριου πεδίου θα εμφανιστεί ως ένδειξη πληροφοριών στο φύλλο.
Για παράδειγμα, ένα πρωτεύον πεδίο μπορεί να εμφανίσει το μικρό όνομα ενός χρήστη εάν εισάγει ένα αρχείο CSV στο Airtable.
Γενικά, οι κύριες στήλες βασίζονται σε κείμενο, αλλά μπορούν επίσης να περιέχουν ημερομηνίες, αριθμούς, τύπους, αυτόματους αριθμούς κ.λπ. Να θυμάστε ότι αυτά τα πεδία δεν υποστηρίζουν συνημμένα, συνάθροιση, πλαίσια ελέγχου κ.λπ.
Αν και είναι δυνατή η μετακίνηση και η διαγραφή άλλων στηλών, αυτό δεν συμβαίνει με το πρωτεύον πεδίο.
Πώς να αλλάξετε το κύριο πεδίο σας στο Airtable;
Όπως έχετε μάθει, το πρωτεύον πεδίο υποδηλώνει τα δεδομένα στον πίνακα. Επομένως, εάν δεν σας αρέσει το όνομά του, μπορείτε απλώς να μετακινήσετε ένα άλλο πεδίο προς τα πάνω για να το κάνετε κύρια στήλη; Δυστυχώς, αυτό δεν είναι δυνατό.
Ωστόσο, μπορείτε να μετακινήσετε τα δεδομένα σε άλλη στήλη και να επιλέξετε άλλο όνομα για να τα αντιπροσωπεύσετε. Δεν είναι τόσο δύσκολο να το κάνετε, αρκεί να ακολουθήσετε προσεκτικά τη διαδικασία:
- Ανοιχτό Airtable.
- Θα δείτε ένα υπολογιστικό φύλλο και μια κύρια στήλη. Πατήστε το κουμπί «+» στα δεξιά των στηλών.
- Επιλέξτε τον τύπο πεδίου. Σημειώστε ότι οι περισσότεροι χρήστες προτιμούν να επιλέγουν "Κείμενο μίας γραμμής".
- Ονομάστε αυτό το νέο πεδίο όπως θέλετε.
- Επιλέξτε όλα τα δεδομένα από την κύρια στήλη.
- Κάντε δεξί κλικ για αντιγραφή.
- Μεταβείτε στη στήλη που δημιουργήθηκε πρόσφατα, κάντε δεξί κλικ στο πρώτο κελί κάτω από το όνομα του πεδίου για επικόλληση.
Η νέα στήλη θα περιέχει πλέον δεδομένα από το πρωτεύον πεδίο. Ωστόσο, θα ονομαστεί όπως θέλετε.
Πώς μπορώ να προσαρμόσω το πρωτεύον πεδίο;
Παρόλο που δεν είναι δυνατή η διαγραφή του κύριου πεδίου, μπορείτε ακόμα να το προσαρμόσετε. Για παράδειγμα, γνωρίζατε ότι το Airtable επιτρέπει στους χρήστες του να προσαρμόσουν αυτήν τη στήλη αλλάζοντας την κύρια λειτουργία της; Αντί να βασίζεται σε κείμενο, αυτό το πεδίο μπορεί να περιέχει ημερομηνίες, αριθμούς κ.λπ. Εάν αναζητούσατε μια λύση που θα σας βοηθήσει να αλλάξετε τη μορφή του κύριου πεδίου, πρέπει να κάνετε τα εξής:
- Ανοιχτό Airtable.
- Κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω στα δεξιά του ονόματος του κύριου πεδίου.
- Πατήστε στην καρτέλα "Προσαρμογή πεδίου". Είναι πιθανότατα η πρώτη επιλογή.
- Θα δείτε μια μπλε καρτέλα με τον τύπο πεδίου. Πατήστε το βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα του.
- Επιλέξτε τον νέο τύπο πεδίου.
- Ολοκληρώστε πατώντας το κουμπί "Αποθήκευση".
Ας υποθέσουμε ότι το κύριο πεδίο σας ήταν προηγουμένως βασισμένο σε κείμενο. Εάν το έχετε ενημερώσει σε "ημερομηνία", τότε η στήλη θα εμφανίζει τώρα τη μορφή ημερομηνίας όταν πατήσετε το κελί κάτω από το όνομα. Αυτή η τακτοποιημένη δυνατότητα επιτρέπει στους χρήστες να γράφουν διάφορα είδη δεδομένων πιο αποτελεσματικά.
Να θυμάστε ότι το πρωτεύον πεδίο υποστηρίζει μόνο εκείνες τις λειτουργίες που θα μπορούσατε να επιλέξετε. Δεν μπορείτε να επιλέξετε συνημμένα, συνάθροιση, πεδία μέτρησης κ.λπ.
Πώς μπορώ να διαγράψω πεδία στο Airtable;
Εάν το υπολογιστικό φύλλο Airtable περιέχει περιττά δεδομένα, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος να διαγράψετε τέτοια πεδία. Σημειώστε ότι το Airtable δεν επιτρέπει στους χρήστες να αφαιρέσουν το κύριο πεδίο. Για να αφαιρέσετε άλλα πεδία, κάντε τα εξής:
- Ανοιχτό Airtable.
- Εντοπίστε το πεδίο που θέλετε να διαγράψετε.
- Κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω στα δεξιά του πεδίου.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή "Διαγραφή πεδίου".
Αυτό είναι! Καταργήσατε το περιττό πεδίο από το υπολογιστικό φύλλο Airtable. Δεν θα γεμίσει πια το φύλλο σας και η διαχείριση των υπολοίπων στηλών θα είναι πιο αποτελεσματική.
Τι γίνεται όμως αν χρειαστεί να διαγράψετε πολλά πεδία; Για παράδειγμα, έχετε εισαγάγει ένα υπολογιστικό φύλλο με περισσότερες από 100 στήλες και πρέπει να καταργήσετε τα μισά πεδία. Υπάρχει τρόπος να γίνει αυτό;
Δυστυχώς, προς το παρόν, δεν είναι δυνατή η εκτέλεση αυτής της λειτουργίας σε πολλά πεδία. Ακόμα κι αν καταφέρετε να επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε να καταργήσετε, θα καταργηθούν από μόνα τους μόλις προσπαθήσετε να τα διαγράψετε.
Η Airtable γνωρίζει ότι αυτό είναι ένα πρόβλημα για πολλούς χρήστες, επομένως ενδέχεται να κάνουν κάτι για αυτό στο εγγύς μέλλον.
Πώς μετακινείτε χωράφια στο Airtable;
Μέχρι τώρα, γνωρίζετε ήδη ότι δεν μπορείτε να μετακινήσετε το κύριο πεδίο στο Airtable. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να μετακινήσετε και άλλα πεδία; Ευτυχώς, αυτό δεν ισχύει. Μπορείτε εύκολα να μετακινήσετε όλα τα άλλα πεδία εάν ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
- Εκκίνηση Airtable.
- Εντοπίστε το πεδίο που θέλετε να μετακινήσετε.
- Κάντε κλικ σε αυτό και σύρετέ το στο σημείο που θέλετε να μείνει.
- Αφήστε το πεδίο όταν είστε έτοιμοι.
Εάν χρειάζεται να μετακινήσετε πολλές εγγραφές, δείτε πώς θα το κάνετε:
- Πατήστε στον αριθμό δίπλα στο πρώτο κελί.
- Πατήστε και κρατήστε πατημένο το "Shift" στο πληκτρολόγιό σας και επιλέξτε τον αριθμό του τελευταίου κελιού.
- Σύρετε αυτά τα κελιά και αποθέστε τα όπου θέλετε.
Αξίζει να αναφέρουμε ότι ορισμένοι χρήστες του Airtable έχουν προβλήματα με αυτήν τη λειτουργία. Δηλαδή, δεν λειτουργεί με όλα τα προγράμματα περιήγησης. Για παράδειγμα, μπορεί να μπορείτε να μετακινήσετε τα κελιά από το Safari στο iPhone σας αλλά όχι από το Chrome στον υπολογιστή σας. Εάν συμβεί αυτό, δοκιμάστε με διαφορετικό πρόγραμμα περιήγησης. Πιθανότατα θα είναι πρόβλημα με το ίδιο το επιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Υπάρχει κάτι που δεν έχουμε καλύψει σχετικά με τα πεδία Airtable; Εάν ναι, τότε διαβάστε την επόμενη ενότητα για να βρείτε απαντήσεις στις πιο δημοφιλείς ερωτήσεις.
1. Τι είναι τα πεδία σε έναν πίνακα με δυνατότητα αερισμού;
Όλα τα υπολογιστικά φύλλα Airtable περιέχουν πεδία ή στήλες, με τα βασικά να είναι "Όνομα", "Σημειώσεις" και "Συνημμένο". Αυτά τα πεδία περιέχουν σχετικές πληροφορίες που σας βοηθούν να οργανώσετε και να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας.
Κάθε ένα από τα πεδία μπορεί να είναι διαφορετικού τύπου, καθορίζοντας το είδος των πληροφοριών που μπορούν να γράψουν οι χρήστες εκεί. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή «Καρτέλα μεμονωμένης γραμμής» για πιο σύντομο κείμενο. Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτή τη λειτουργία για να γράφουν ονόματα. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε την καρτέλα "Σημειώσεις" για μεγαλύτερα, πολύτιμα δεδομένα.
Εάν χρειάζεται να προσθέσετε ορισμένα συνημμένα έγγραφα στο υπολογιστικό φύλλο σας, απλώς μεταφορτώστε τα στο πεδίο "Συνημμένο".
Άλλοι τύποι πεδίων είναι οι ημερομηνίες, το πλαίσιο ελέγχου, η απλή επιλογή, η πολλαπλή επιλογή, η διεύθυνση URL, η βαθμολογία, οι αριθμοί και τα νομίσματα.
2. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο στο πρωτεύον πεδίο;
Αν και υπάρχει κάποιο είδος πληροφοριών που δεν υποστηρίζει το κύριο πεδίο, ένας τύπος δεν είναι ένας από αυτούς. Τούτου λεχθέντος, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τύπους στο πρωτεύον πεδίο για να μεταγλωττίσουν εγγραφές από άλλα πεδία και να τις αποθηκεύσουν με ένα όνομα.
Να θυμάστε ότι η εκμάθηση τύπων απαιτεί εξάσκηση, ειδικά εάν ο στόχος σας είναι να χρησιμοποιήσετε σύνθετους τύπους IF με πολλές γραμμές. Αν και μπορεί να φαίνονται τρομακτικά, το κόλπο είναι να τα κάνετε όσο το δυνατόν πιο απλά.
Σκεφτείτε τι θέλετε να επιτύχετε με έναν τύπο και γράψτε την εντολή σε ένα κομμάτι χαρτί για αναφορά. Στη συνέχεια, προσπαθήστε να σπάσετε την εντολή σε διαφορετικές ενότητες που θα σας επιτρέψουν να δημιουργήσετε έναν τύπο.
3. Τι είναι το Grid View στο Airtable;
Το Airtable προσφέρει διαφορετικούς τύπους προβολών, συμπεριλαμβανομένης της προβολής πλέγματος, το προεπιλεγμένο είδος προβολής. Η προβολή πλέγματος εμφανίζει γραμμές και στήλες ή εγγραφές και πεδία καθαρά, επιτρέποντας στους χρήστες να δουν τα πάντα με μια ματιά. Με μια τέτοια προβολή, είναι ακόμη δυνατή η αντιγραφή νέων πληροφοριών από άλλο παρόμοιο πρόγραμμα.
Εκτός από την προβολή πλέγματος, υπάρχουν και άλλοι τύποι. Η προβολή ημερολογίου είναι χρήσιμη όταν οι χρήστες χρειάζονται μια καθαρή εμφάνιση όλων των συμβάντων. Η προβολή συλλογής χρησιμοποιείται συνήθως για εικόνες, ενώ η προβολή Kanban επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν τις εργασίες τους ως μεγάλες κάρτες.
Οι χρήστες του Airtable μπορούν να δοκιμάσουν όλες αυτές τις προβολές για να προσδιορίσουν ποιος τύπος ταιριάζει περισσότερο στις ανάγκες της επιχείρησής τους.
4. Το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού πρέπει να είναι το πρώτο πεδίο σε έναν πίνακα;
Όταν πρόκειται για Airtable, το κύριο πεδίο είναι πάντα το πρώτο πεδίο σε οποιονδήποτε πίνακα.
5. Μπορείτε να κάνετε σύνδεση μεταξύ βάσεων στο Airtable;
Όταν εκκινείτε το Airtable, μπορεί να παρατηρήσετε διαφορετικά εικονίδια, καθένα από τα οποία αντιπροσωπεύει μία βάση. Αυτές οι βάσεις περιέχουν πολύτιμες πληροφορίες για τη διαχείριση και την οργάνωση επιχειρηματικών ή άλλων καθημερινών εργασιών. Με την επιλογή Airtable Sync, οι χρήστες μπορούν να συγχρονίσουν δεδομένα από δύο διαφορετικές βάσεις.
Airtable Made Easy
Ως εργαλείο γεμάτο με πολλές δυνατότητες, το Airtable κάνει την οργάνωση διαφόρων εργασιών πιο διαχειρίσιμη. Για καλύτερη εμφάνιση των εγγραφών, κάθε στήλη μπορεί να έχει ένα συγκεκριμένο όνομα. Οι χρήστες μπορούν επίσης να επιλέξουν τον συγκεκριμένο τύπο πεδίου. Αν και εξακολουθεί να μην είναι δυνατή η κατάργηση του πρωτεύοντος πεδίου, υπάρχουν τρόποι να μετακινήσετε δεδομένα από αυτό σε άλλα πεδία ή να αλλάξετε τον τύπο του. Απλώς ακολουθήστε τα βήματα που περιγράψαμε εδώ και δεν θα έχετε προβλήματα.
Έχετε δοκιμάσει ακόμα το Airtable; Ποιες λειτουργίες θεωρείτε πιο χρήσιμες; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.