7 Προβλήματα υπολογιστικών φύλλων του Excel και τρόπος επίλυσής τους

Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια λίστα με οτιδήποτε, είναι δελεαστικό να δείτε το Excel ως το προεπιλεγμένο αποθετήριο: τελικά, είναι μόνο μια μικρή λίστα στοιχείων για εσάς ή μερικούς στενούς συναδέλφους.

7 Προβλήματα υπολογιστικών φύλλων του Excel και τρόπος επίλυσής τους

Ίσως χρειάζεστε κάτι πιο εξελιγμένο, όπως τύπους για υπολογισμούς ή μακροπρογραμματισμό για την αυτοματοποίηση της συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων.

Δυστυχώς, η ευκολία με την οποία μπορείτε να ξεκινήσετε να εργάζεστε στο Excel ή σε ένα ανταγωνιστικό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων είναι επίσης ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματά του. Αυτό που ξεκινά ως ένα μικρό έργο στο Excel εξελίσσεται σε κάτι τεράστιο, οπότε θα μπορούσατε επίσης να αντιμετωπίσετε προβλήματα ταχύτητας και σταθερότητας ή ακόμα και ένα πρόβλημα ανάπτυξης που δεν μπορείτε να λύσετε.

Επιπλέον, οι εργασίες διαχείρισης μεγάλων δεδομένων παρουσιάζουν συχνά σημαντικές προκλήσεις, όπως οργάνωση, υλοποίηση, ταξινόμηση αρχείων, διαχείριση βάσεων δεδομένων, συνεργασία χρηστών και άλλα. Το μόνο που χρειάζεται για να σπάσει η δομή μιας βάσης δεδομένων είναι η τοποθέτηση δεδομένων σε λάθος περιοχή, η ασυνεπής πληκτρολόγηση δεδομένων ή ακόμη και η εργασία δύο ατόμων στο ίδιο φύλλο. Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά, προκαλώντας χρονικές καθυστερήσεις και πιθανή απώλεια δεδομένων.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τα πιο συνηθισμένα ζητήματα που προκύπτουν κατά τη χρήση υπολογιστικών φύλλων του Excel, πώς να τα αντιμετωπίσετε και πότε είναι καλύτερα να κάνετε μια βουτιά και να μεταβείτε σε μια βάση δεδομένων.

Θέμα #1: Επεξεργασία πολλών χρηστών του Excel

Όταν τα συστήματα Excel αναπτύσσονται οργανικά, αντιμετωπίζετε γρήγορα προβλήματα όπου ένας χρήστης ανοίγει ένα βιβλίο εργασίας οποιαδήποτε συγκεκριμένη στιγμή και σε ένα δεύτερο άτομο ενημερώνεται ότι είναι ήδη ανοιχτό. Ο δεύτερος χρήστης μπορεί να ακυρώσει, να περιμένει ή να προβάλει μια έκδοση μόνο για ανάγνωση. Η υπόσχεση του Excel να σας ενημερώσει όταν το άλλο άτομο βγαίνει από το βιβλίο εργασίας είναι ένα στοίχημα, καθώς δεν ελέγχει την κατάσταση τόσο συχνά και μπορεί να μην σας διαφωτίσει ποτέ. Ακόμα κι αν συμβεί, κάποιος άλλος μπορεί να συνδεθεί και να ανοίξει το αρχείο πριν από εσάς.

Multi-user.jpg

Για να αποφύγετε τα εφέ "ατομικού χρήστη", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel Online (την περικομμένη, βασισμένη στον ιστό έκδοση του Excel) ή να ενεργοποιήσετε το Κοινόχρηστα βιβλία εργασίας χαρακτηριστικό. Ακολουθεί ένας γρήγορος οδηγός σχετικά με τον τρόπο κοινής χρήσης ενός υπολογιστικού φύλλου.

  1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε και κάντε κλικ στο Αρχείο στην κορυφή. Καρτέλα Αρχείο Excel
  2. Στη συνέχεια, στο μενού στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ στο Μερίδιο για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο. Μενού Αρχείο Excel
  3. Τώρα, εισαγάγετε τις πληροφορίες του χρήστη με τον οποίο θέλετε να μοιραστείτε το Υπολογιστικό φύλλο. Μενού κοινής χρήσης του Excel

Μπορείτε επίσης να χωρίσετε τα δεδομένα σε πολλά βιβλία εργασίας, έτσι ώστε διαφορετικά άτομα να εργάζονται σε διαφορετικά βιβλία εργασίας χωρίς να πατούν ο ένας στα δάχτυλα των ποδιών του άλλου.

Θέμα #2: Κοινόχρηστα βιβλία εργασίας του Excel

Το Excel Online επιτρέπει πολλούς επεξεργαστές, από προεπιλογή, αλλά του λείπει μεγάλη λειτουργικότητα. Η υπηρεσία δεν είναι πολύ υποψήφιος για οτιδήποτε άλλο εκτός από τις απλούστερες εργασίες. Αν και η λειτουργία Κοινόχρηστα βιβλία εργασίας φαίνεται ότι πρέπει να κάνει τη δουλειά, είναι γεμάτη περιορισμούς. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα ή να διαγράψετε ένα μπλοκ κελιών εάν, για παράδειγμα, το βιβλίο εργασίας είναι κοινόχρηστο.

Όταν τα συστήματα του Excel αναπτύσσονται οργανικά, αντιμετωπίζετε το πρόβλημα ότι μόνο ένας χρήστης μπορεί να ανοίξει ένα βιβλίο εργασίας κάθε φορά.

Υπάρχουν λύσεις για ορισμένους διαδικτυακούς περιορισμούς του Excel. Για άλλους, είναι θέμα αλλαγής της δομής του βιβλίου εργασίας αντί της χρήσης ενός ήδη ρυθμισμένου βιβλίου εργασίας — αλλά αυτό το σενάριο συχνά παρεμποδίζει. Ως αποτέλεσμα, είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας με τον ίδιο τρόπο που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα συνηθισμένο βιβλίο εργασίας ενός χρήστη.

Οι αλλαγές στα κοινόχρηστα βιβλία εργασίας συγχρονίζονται μεταξύ των χρηστών κάθε φορά που αποθηκεύεται το βιβλίο εργασίας. Αυτή η ενέργεια τοποθετείται σε ένα χρονοδιάγραμμα, αναγκάζοντας, για παράδειγμα, μια αποθήκευση κάθε πέντε λεπτά. Ωστόσο, τα γενικά έξοδα για την τακτική αποθήκευση και την παρακολούθηση των αλλαγών κάθε χρήστη είναι αρκετά μεγάλα. Τα βιβλία εργασίας μπορούν να αποκτήσουν γρήγορα μπαλόνι σε μέγεθος και να επιβαρύνουν το δίκτυό σας, επιβραδύνοντας άλλα συστήματα.

Θέμα #3: Βιβλία εργασίας που συνδέονται με το Excel

Ο διαχωρισμός των δεδομένων σας σε πολλά βιβλία εργασίας μπορεί να προσφέρει μια λύση στο πρόβλημα της επεξεργασίας από πολλούς χρήστες. Ωστόσο, πιθανότατα θα χρειαστεί να έχουν συνδέσμους μεταξύ τους, έτσι ώστε οι τιμές που εισάγονται στο ένα να χρησιμοποιούνται σε ένα άλλο. Οι σύνδεσμοι μεταξύ βιβλίων εργασίας είναι επίσης χρήσιμοι για τη διατήρηση χωριστών δεδομένων σε ξεχωριστά αρχεία, αντί για την ύπαρξη μεμονωμένων φύλλων σε ένα βιβλίο εργασίας.

Ενοχλητικό είναι ότι αυτοί οι σύνδεσμοι είναι μια άλλη πηγή απογοήτευσης και αστάθειας. Γίνονται απόλυτες, συμπεριλαμβανομένης της πλήρους διαδρομής προς το βιβλίο εργασίας προέλευσης, ή σχετικές, συμπεριλαμβανομένης της διαφοράς μεταξύ της διαδρομής προέλευσης και προορισμού. Αν και αυτό ακούγεται λογικό, το Excel χρησιμοποιεί απόκρυφους κανόνες για να αποφασίσει πότε θα χρησιμοποιηθεί κάθε τύπος συνδέσμου και πότε θα τους αλλάξει.

Οι κανόνες διέπονται από πολλές επιλογές και από το εάν τα βιβλία εργασίας αποθηκεύτηκαν πριν από την εισαγωγή συνδέσμων. Οι σύνδεσμοι αλλάζουν επίσης όταν αποθηκεύετε το βιβλίο εργασίας ή όταν ανοίγετε και χρησιμοποιείτε Αποθήκευση ως για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο, αντί να αντιγράψετε το αρχείο χρησιμοποιώντας Εξερεύνηση αρχείων. Το αποτέλεσμα όλης αυτής της σύγχυσης και της αβεβαιότητας είναι ότι οι σύνδεσμοι μεταξύ των βιβλίων εργασίας σπάνε εύκολα και η ανάκτηση από κατεστραμμένους συνδέσμους είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Κανείς δεν έχει πρόσβαση στα αρχεία που επηρεάζονται.

Τα συνδεδεμένα δεδομένα ενημερώνονται μόνο όταν ανοίξουν τα αρχεία, εκτός εάν κάνετε κλικ συγκεκριμένα Δεδομένα > Ερωτήματα και συνδέσεις > Επεξεργασία συνδέσμων > Ενημέρωση τιμών. Εδώ είναι μια γρήγορη επίδειξη.

  1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε και κάντε κλικ στο Δεδομένα στην κορυφή. Μενού Excel
  2. Τώρα, εντοπίστε ερωτήματα &Συνδέσεις και κάντε κλικ στο Επεξεργασία συνδέσμων. Ρυθμίσεις Excel
  3. Στη συνέχεια, επιλέξτε Ενημέρωση τιμών.

Εάν οι σύνδεσμοί σας δεν βρίσκονται μεταξύ δύο βιβλίων εργασίας, αλλά καλύπτουν τρία ή περισσότερα, πρέπει να ανοίξετε όλα τα βιβλία εργασίας με τη σωστή σειρά για να διασφαλίσετε τυχόν ενημερωμένες διαδικασίες δεδομένων με τη σωστή σειρά, από το πρώτο στο δεύτερο στο τρίτο. Εάν αλλάζατε μια τιμή στο πρώτο βιβλίο εργασίας και μετά ανοίξατε το τρίτο, δεν θα έβλεπε καμία αλλαγή, επειδή το δεύτερο βιβλίο εργασίας δεν είχε ενημερώσει τις τιμές του.

Αυτή η αλυσίδα δεδομένων είναι λογική, αλλά αυξάνει την πιθανότητα είτε οι πληροφορίες να είναι λανθασμένες είτε να προσπαθήσετε να ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας που κάποιος άλλος επεξεργάζεται ήδη.

Φυσικά, μπορείτε να προσπαθήσετε να αποφύγετε εντελώς τα συνδεδεμένα βιβλία εργασίας, αλλά υπάρχει πιθανότητα να καταλήξετε να εισάγετε τα ίδια δεδομένα σε περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας και μαζί με αυτό υπάρχει ο κίνδυνος να τα πληκτρολογείτε ελαφρώς διαφορετικά κάθε φορά.

Θέμα #4: Επικύρωση δεδομένων Excel

Τα σφάλματα μπορούν να εισχωρήσουν σε δεδομένα σε οποιοδήποτε σύστημα υπολογιστή: οι άνθρωποι πληκτρολογούν λάθος λέξεις ή μεταφέρουν ψηφία σε αριθμούς με μονότονη κανονικότητα. Εάν τα δεδομένα σας δεν ελέγχονται κατά την εισαγωγή τους, θα έχετε προβλήματα.

Από προεπιλογή, το Excel δέχεται οποιονδήποτε τύπο χρήστη. Είναι δυνατό να ρυθμίσετε την επικύρωση σε λίστες αναζήτησης, αλλά είναι δύσκολο να διατηρηθούν, κυρίως εάν το ίδιο πεδίο χρησιμοποιείται σε περισσότερα από ένα μέρη. Εάν οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν αριθμούς αναγνωριστικού εγγράφου ή αριθμούς αναφοράς πελατών χωρίς κανέναν έλεγχο, είναι εύκολο να συνδέσετε τις λάθος εγγραφές μεταξύ τους χωρίς να το καταλάβετε. Η ακεραιότητα των δεδομένων του συστήματος διακυβεύεται θανάσιμα και οποιαδήποτε ανάλυση των δεδομένων είναι ύποπτη.

Μπορεί ήδη να υποφέρετε από τα προβλήματα επικύρωσης δεδομένων χωρίς να συνειδητοποιήσετε τη βασική αιτία. Εξετάστε μια κατάσταση όπου έχετε μια λίστα τιμολογίων στο Excel. Ο χρήστης πληκτρολογεί το όνομα του πελάτη ελαφρώς διαφορετικά σε κάθε τιμολόγιο. Ως αποτέλεσμα, λαμβάνετε τιμολόγια προς "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" και "joness". Ίσως γνωρίζετε ότι όλα αυτά αναφέρονται στην ίδια εταιρεία, αλλά το Excel δεν το κάνει. Οποιαδήποτε ανάλυση των δεδομένων τιμολογίου, όπως ένας συγκεντρωτικός πίνακας με βάση τους πελάτες ανά μήνα, παρέχει πολλαπλά αποτελέσματα όταν θα έπρεπε να υπάρχει μόνο ένα.

γυναίκες.jpg

Θέμα #5: Πλοήγηση στο Excel

Η πλοήγηση σε μεγάλα βιβλία εργασίας είναι δύσκολη. Οι καρτέλες των φύλλων στο κάτω μέρος του παραθύρου είναι ένας τρομερός μηχανισμός για να βρείτε το δρόμο σας όταν υπάρχουν πολλές ποσότητες από αυτά. Με περισσότερες εμφανιζόμενες καρτέλες στην οθόνη, γίνεται δύσκολο να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Ακολουθεί ένας γρήγορος τρόπος πλοήγησης στα φύλλα.

  1. Κοντά στο κάτω μέρος, στην αριστερή πλευρά της οθόνης, κάντε δεξί κλικ στα κουμπιά με τα βέλη, στα αριστερά των ονομάτων των φύλλων, για να εμφανιστεί το Ενεργοποίηση φύλλου διαλόγου. Κουμπί Ενεργοποίηση φύλλου Excel

Μόνο τα πρώτα 20 φύλλα αναφέρονται στη λίστα προτού χρειαστεί να μετακινηθείτε στη λίστα. Δεν υπάρχει τρόπος να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε ή να αναζητήσετε το φύλλο που θέλετε. Το παράθυρο θα πρέπει να μοιάζει με αυτό που φαίνεται παρακάτω. Παράθυρο ενεργοποίησης του Excel

Θέμα #6: Ασφάλεια του Excel

Μπορείτε να προσθέσετε ασφάλεια στα βιβλία εργασίας του Excel, αλλά είναι γεμάτη προβλήματα. Η προστασία προσανατολίζεται πολύ περισσότερο στην προστασία της δομής του βιβλίου εργασίας παρά των δεδομένων. Μπορείτε να προσπαθήσετε να κλειδώσετε ορισμένα φύλλα και κελιά για να εμποδίσετε τους χρήστες να αλλάξουν τη δομή και τον τύπο, αλλά αν μπορούν να δουν τα δεδομένα, μπορούν συνήθως να αλλάξουν κάποια ή όλα (εκτός αν κάνετε δημιουργικό προγραμματισμό μακροεντολών).

Θέμα #7: Προβλήματα ταχύτητας του Excel

Το Excel δεν είναι η ταχύτερη εφαρμογή και η γλώσσα προγραμματισμού του, η VBA, είναι υποτονική σε σύγκριση με πιο επαγγελματικές γλώσσες προγραμματισμού όπως η C#. Αυτό το σενάριο προέρχεται από την προβλεπόμενη χρήση και την ευέλικτη φύση του Excel. Είναι, τελικά, μια μηχανή υπολογιστικών φύλλων. Ναι, το Excel VBA μπορεί να τεθεί σε λειτουργία για τη διαχείριση λιστών δεδομένων, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι η καλύτερη επιλογή για τέτοιου είδους εργασίες. Άλλες εφαρμογές ταιριάζουν καλύτερα σε τέτοιες εργασίες—κυρίως επειδή έχουν σχεδιαστεί ρητά για να τις εκτελούν.

Χρήση βάσης δεδομένων για δομημένα δεδομένα

Εάν αντιμετωπίζετε κάποιο από τα προβλήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μην τα αγνοήσετε. Υπάρχει μια επαγγελματική απάντηση στην αποθήκευση δομημένων δεδομένων, γνωστή ως βάση δεδομένων. Δεν χρειάζεται να είναι τρομακτικό ή ακριβό και θα πρέπει να σας επιτρέπει να σκεφτείτε λογικά τα δεδομένα σας, πώς συνδέονται μεταξύ τους και πώς αλληλεπιδράτε με αυτά.

Σημείωση: Εάν μεταβαίνετε από μια λύση υπολογιστικών φύλλων σε μια βάση δεδομένων, μην αντιγράψετε δουλικά το σχέδιο υπολογιστικού φύλλου, εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία για να το βελτιώσετε.

Υπάρχουν διαθέσιμες εφαρμογές βάσης δεδομένων γενικής χρήσης, με τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λύση. Εναλλακτικά, μπορεί να διαπιστώσετε ότι μια εφαρμογή ειδικής βάσης δεδομένων —μια που έχει ήδη σχεδιαστεί για τον σκοπό που χρειάζεστε— είναι φθηνότερη, πιο γρήγορη στην εφαρμογή και καλύτερη εφαρμογή.

shutterstock_251280265.jpg

Για παράδειγμα, εάν έχετε μια λίστα πελατών και τις λεπτομέρειες όλων των αλληλεπιδράσεών σας μαζί τους, αυτό θεωρείται σύστημα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM). Παρά το φανταχτερό του όνομα, ένα σύστημα CRM είναι μια εξειδικευμένη βάση δεδομένων. Ομοίως, πακέτα λογαριασμών όπως το QuickBooks και το Sage είναι εξειδικευμένες βάσεις δεδομένων. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια προκατασκευασμένη εφαρμογή που να ταιριάζει στις ιδιαίτερες ανάγκες σας, μπορείτε να την φτιάξετε μόνοι σας ή να φτιάξετε μια για εσάς από το τμήμα πληροφορικής ή τον σύμβουλό σας.

Ο πιο συνηθισμένος τύπος βάσης δεδομένων είναι μια σχεσιακή βάση δεδομένων, η οποία αποθηκεύει τα δεδομένα της σε πίνακες και αποτελείται από γραμμές και στήλες. Κάθε σειρά περιέχει τα δεδομένα για ένα ξεχωριστό στοιχείο. Για παράδειγμα, κάθε στήλη περιγράφει ένα διαφορετικό χαρακτηριστικό του θέματος, όπως το όνομα του πελάτη ή το πιστωτικό όριο.

Χρειάζεται να εισαγάγετε μόνο μία φορά τα δεδομένα ενός πελάτη για να δημιουργήσετε μια εγγραφή και, στη συνέχεια, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε σε όσα τιμολόγια χρειάζεστε.

Οι πίνακες έχουν σχέσεις που ορίζονται μεταξύ τους, έτσι ώστε, ας πούμε, ένα τιμολόγιο να φέρει το αναγνωριστικό πελάτη. Αυτή η διαδικασία σημαίνει ότι μπορείτε εύκολα να βρείτε όλα τα τιμολόγια για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή να ανακτήσετε τον αριθμό τηλεφώνου του πελάτη από ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο. Χρειάζεται να εισαγάγετε τα δεδομένα του πελάτη μόνο μία φορά για να δημιουργήσετε την εγγραφή πελατών και, στη συνέχεια, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε σε όσα τιμολόγια χρειάζεστε χωρίς να χρειαστεί να τα πληκτρολογήσετε ξανά. Για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, πρέπει να ορίσετε αυτούς τους πίνακες και τις σχέσεις και, στη συνέχεια, να ορίσετε τις διατάξεις οθόνης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη λίστα και την επεξεργασία των δεδομένων.

Υπάρχουν δεκάδες εφαρμογές βάσεων δεδομένων εκεί έξω. Μερικά είναι εύχρηστα και κάνουν όλη τη δουλειά, επιτρέποντάς σας να ορίσετε τους πίνακες, τις οθόνες εισαγωγής δεδομένων και τις αναφορές. Άλλα είναι πιο πλήρως εξοπλισμένα σε συγκεκριμένους τομείς, αλλά απαιτούν άλλα εργαλεία για να κάνουν μια ολοκληρωμένη δουλειά.

Για παράδειγμα, ένα πρόγραμμα μπορεί να είναι αξιόπιστο όταν ορίζει τους πίνακες και τις σχέσεις και έχει ισχυρά χαρακτηριστικά ανάλυσης και αναφοράς. Ωστόσο, η εφαρμογή δεν έχει τελικά κανένα εργαλείο για τον προσδιορισμό των οθονών εισαγωγής δεδομένων. Ο Microsoft SQL Server είναι το προφανές παράδειγμα εδώ. Όπως και με άλλα μεγάλα συστήματα βάσεων δεδομένων, ο SQL Server φροντίζει το back-end και αναμένει από εσάς να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο εργαλείο, όπως το Visual Studio, για την ανάπτυξη του front-end.

Ποιες επιλογές βάσης δεδομένων είναι κατάλληλες για εσάς;

Επιλογή βάσης δεδομένων #1: Microsoft Access

Η Access είναι ένα από τα παππούδια των βάσεων δεδομένων για επιτραπέζιους υπολογιστές. Είναι εύκολο στη χρήση αλλά εύκολο στην κατάχρηση. Μπορείτε να σχεδιάσετε πίνακες, οθόνες και αναφορές από την αρχή ή να ξεκινήσετε από ένα πρότυπο. Μερικά από τα πρότυπα είναι φανερά αμερικανικά και δεν διδάσκουν πάντα καλή πρακτική, αλλά σας κάνουν να ξεκινήσετε γρήγορα. Οι οθόνες και τα χαρακτηριστικά προγραμματισμού μπορεί να είναι αρκετά εξελιγμένα. Μπορείτε να αναπτύξετε την ολοκληρωμένη εφαρμογή σας σε άλλους χρήστες μέσω του intranet σας (ΟΧΙ Διαδικτύου) αντί να βασίζεστε σε κοινόχρηστα αρχεία.

Access.jpg

Επιλογή βάσης δεδομένων #2: Microsoft SharePoint

Το SharePoint είναι μια βάση δεδομένων, καθώς και ένας μηχανισμός αποθήκευσης εγγράφων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συντάξετε απλές λίστες και να τις συνδέσετε μεταξύ τους. Το Form Designer είναι ελαφρώς εξελιγμένο, αλλά η προσαρμογή είναι ακόμα δυνατή. Η ικανότητα του SharePoint να "αρπάζει" μια λίστα δεδομένων που έχουν συγκεντρωθεί στο Excel και να τα τοποθετεί σε μια προσαρμοσμένη λίστα είναι χρήσιμη. Το πρόγραμμα καθιστά την προσαρμοσμένη λίστα διαθέσιμη σε όλους στο δίκτυό σας και σας δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε ασφάλεια για να περιορίσετε ποιος μπορεί να κάνει τι με αυτά τα δεδομένα. Μπορείτε να ζητήσετε από το SharePoint να σας ειδοποιεί μέσω email κάθε φορά που κάποιος προσθέτει, επεξεργάζεται ή διαγράφει εγγραφές. Εάν αποθηκεύετε δεδομένα που αφορούν άτομα, στοιχεία ημερολογίου ή εργασίες, μπορείτε να συγχρονίσετε αυτά τα δεδομένα με το Outlook.

Επιλογή βάσης δεδομένων #3: Zoho Creator

Το Zoho Office είναι μια εφαρμογή Ιστού που περιλαμβάνει μια βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί τη λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης για να απλώσει τις φόρμες της με απλό, διαισθητικό τρόπο. Η διαδικασία μεταφοράς και απόθεσης χρησιμοποιείται επίσης για τον προγραμματισμό των αλληλεπιδράσεων και των ροών εργασίας. Ως διαδικτυακή υπηρεσία, τα δεδομένα και οι εφαρμογές σας είναι διαθέσιμα από οπουδήποτε, με απλή ασφάλεια για να διατηρούνται ιδιωτικά τα δεδομένα σας. Η Zoho χρεώνει ανά χρήστη, ανά μήνα, αλλά περιορίζει τον αριθμό των εγγραφών που μπορείτε να αποθηκεύσετε για αυτήν την καθορισμένη τιμή. Το πρόγραμμα κοστίζει επιπλέον κατά την αποθήκευση περισσότερων δεδομένων ή για άλλες δυνατότητες, όπως η ενσωμάτωση email.

Χρήση υπολογιστικών φύλλων του Excel

Όπως μπορείτε να δείτε, το Excel προσφέρει πολλές δυνατότητες αλλά στερείται σε ορισμένους τομείς σε κάθε μία. Μερικές φορές, μια άλλη εφαρμογή κάνει τη δουλειά καλύτερα, ειδικά αν έχει σχεδιαστεί ειδικά για την εργασία. Άλλες φορές, το Excel λειτουργεί μια χαρά, όπως για μικρότερες βάσεις δεδομένων, αρκεί να γνωρίζετε εξαρχής πώς να αποτρέψετε την εμφάνιση προβλημάτων.

Αντιμετωπίζετε πιο συνηθισμένα προβλήματα όταν χρησιμοποιείτε το Excel; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα σχόλια παρακάτω.