Η αποστολή ενός email μπορεί να είναι μια περίπλοκη διαδικασία. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα που σχετίζεται με την επιχείρηση, θα πρέπει να είστε όσο το δυνατόν σεβασμό, το να στείλετε ένα στον δάσκαλο του παιδιού σας απαιτεί ειλικρίνεια, ένα σε ένα μέλος της οικογένειας μπορεί να είναι όσο χαλαρό θα θέλατε σε πολλές περιπτώσεις.
Το τέλειο email σημαίνει ότι το περιεχόμενό σας είναι σύντομο και σε σημείο που το κάνει πιο εύκολο στην ανάγνωση. Η υπογραφή σας πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτό, αλλά και να μεταδίδει την άποψή σας. Είτε εκφράζετε ευγνωμοσύνη είτε περιμένετε απάντηση, θα καλύψουμε πρώτα τις τέλειες επαγγελματικές υπογραφές μέσω email.
Επαγγελματικά email
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ο τύπος των εγγραφών που συμπεριλαμβάνετε στο email σας θα ποικίλλει ανάλογα με το σε ποιον το στέλνετε. Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου το κοινό σας όταν στέλνετε οποιαδήποτε μορφή γραπτής επικοινωνίας. Έτσι, χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση, εδώ είναι μερικές ενδείξεις που πρέπει να συμπεριλάβετε στα επαγγελματικά σας email.
"Ανυπομονώ να ακούσω από σας σύντομα!"
Αυτός ο τύπος αποσύνδεσης μέσω email ενημερώνει τον παραλήπτη ότι περιμένετε απάντηση. Είτε πρόκειται για βιογραφικό είτε για προώθηση πωλήσεων, είναι ευγενικό για το άλλο άτομο να απαντήσει, και συμπεριλαμβανομένου αυτού στο email σας δηλώνει ότι περιμένετε μια απάντηση. Μπορείτε να το αλλάξετε για να πείτε επίσης «Ανυπομονώ να μου δοθεί η ευκαιρία να μιλήσω περαιτέρω μαζί σας».
“Ο πολύτιμος χρόνος σας εκτιμάται ιδιαίτερα”
Εάν ο παραλήπτης σας είναι στη δουλειά, οι πιθανότητες είναι ότι δεν έχει πολύ χρόνο και λαμβάνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η συμπερίληψη αυτής της υπογραφής είναι ένας τρόπος έκφρασης γνήσιας ευγνωμοσύνης που δικαιολογεί μια ευγενική απάντηση.
“Με θερμούς χαιρετισμούς!”
Οι θερμοί χαιρετισμοί είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τερματίσετε ένα email επειδή είναι ευγενικό και επαγγελματικό. Κάποιοι μπορεί να πιστεύουν ότι είναι λίγο παλιομοδίτικο, αλλά είναι απλό και σε σημείο που είναι τέλειο για email.
Εγγραφές προς αποφυγή
Ορισμένα από αυτά είναι αποδεκτά υπό ορισμένες συνθήκες, αλλά τα περισσότερα δεν συνιστώνται για επίσημα ή επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
1. Ευχαριστώ
Το "Ευχαριστώ" και οι παραλλαγές μαζί με αυτήν την εφαπτομένη ("ευχαριστώ και πάλι", "ευχαριστώ!" "Ευχαριστώ τόσο πολύ" και ούτω καθεξής) όλα φαίνονται λίγο ανειλικρινή. Όχι μόνο διαβάζουμε όλοι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λίγο σαρκαστικό τόνο στο κεφάλι μας, αλλά αν στέλνετε email για να ζητήσετε κάτι από κάποιον - αντί να εκφράσετε ειλικρινά ευχαριστώ - είναι λίγο αντιπαθητικό. Αποφύγει.
2. Με εκτίμηση
Αν και μπορεί να σας έχουν μάθει να τελειώνετε πάντα ένα γράμμα - και επομένως ένα email - με ειλικρινά, απλώς μην το κάνετε. Εάν ξεκινάτε το email σας με το "Αγαπητέ", μπορείτε να ξεφύγετε με το να τελειώσετε με "ειλικρινά", αλλά διαφορετικά, αποφύγετε - ακόμη και σε ορισμένες επίσημες εφαρμογές.
3. … σύντομα
«Μίλα σύντομα», «μίλησέ σου σύντομα» ή ακόμα «πιο σύντομα» – ο δανεισμός με οτιδήποτε «σύντομα» σε δεσμεύει γενικά να μιλήσεις ξανά με αυτό το άτομο. Ωραία εάν σκοπεύετε να στείλετε ένα επόμενο email ή να συναντήσετε κάποιον προσωπικά. λιγότερο καλό αν δεν έχετε καμία πρόθεση να κάνετε μια προσπάθεια να μιλήσετε μαζί τους. Αν και μια περιστασιακή απάντηση, μπορεί να θεωρηθεί ανειλικρινής.
4. Το όνομά σας
Ο τερματισμός ενός email με την απλή αποσύνδεση θεωρείται αρκετά ψυχρός και απότομος. Αν δεν είναι μια τελική απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου έχετε απαντήσει σε μια ερώτηση και λάβατε μια απάντηση, αυτό δεν θα μεταφέρει κανένα άλλο μήνυμα εκτός από το "τελείωσα να μιλάω μαζί σας". Επομένως, είναι καλύτερο να αποφύγετε να αφήσετε μόνο την υπογραφή σας.
5. Τα αρχικά σας
Η υπογραφή με τα αρχικά ή το πρώτο σας είναι λίγο πιο φιλικό από το να γράψετε το πλήρες όνομά σας, αλλά εξακολουθεί να είναι εξίσου απότομη. Αφήνει επίσης τους ανθρώπους σχετικά με το σκοτάδι ως προς το ποιος είστε, οπότε πραγματικά χρησιμοποιείται καλύτερα μόνο εάν μιλάτε με κάποιον που ήδη γνωρίζετε αρκετά καλά.
6. Τίποτα
Παραδόξως, το να τερματίσετε ένα email χωρίς απολύτως τίποτα είναι απολύτως εντάξει, αλλά δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό στο πρώτο σας email. Πάντα να βάζετε ένα τέλος στο email σας πρώτα και, καθώς περισσότερα email αποστέλλονται διαδοχικά, μπορείτε να εγκαταλείψετε τις διατυπώσεις.
7. Με σεβασμό
Άκαμπτο και ξεπερασμένο. Βγάλτε αυτό μόνο εάν στέλνετε email σε έναν κυβερνητικό αξιωματούχο ή σε κάποιον από τον κλήρο, καθώς το "με σεβασμό δικό σας" είναι το πιο κοντινό πρότυπο σε αυτήν την κατάσταση.
8. XX [Φιλιά]
Αν δεν είναι μέλος της οικογένειας ή στενός φίλος, δεν πρέπει να το κάνετε αυτό. Ορισμένες περιστασιακές εργασιακές σχέσεις το βρίσκουν αποδεκτό, αλλά στην πραγματικότητα είναι κάτι που κάνετε μόνο με κάποιον που ήδη γνωρίζετε ότι μπορείτε να το κάνετε αυτό. Μην το πετάξετε σε κάποιον από το μπλε, είναι ανατριχιαστικό.
9. Καλύτερο
Αυτή η απάντηση είναι, μαζί με το "ό,τι καλύτερο" και "τις καλύτερες ευχές", ένα σχετικά ασφαλές τέλος που μπορείτε να ακολουθήσετε εάν είστε ευγενικοί αλλά άτυποι. Όσο περισσότερες λέξεις προσθέτετε, «τις καλύτερες ευχές» ή «ό,τι καλύτερο» για παράδειγμα, τόσο πιο επίσημο γίνεται το συναίσθημα. Μερικοί πιστεύουν ότι το "καλύτερο" και οι παραλλαγές του μπορεί να είναι πολύ διαχυτικές, αλλά ως επί το πλείστον, θα πρέπει να σας εξυπηρετήσει μια χαρά.
10. Δικό σου
Το «δικό σου» και οι παραλλαγές του («αληθινά σου», «πιστά σου» και ούτω καθεξής) βρίσκονται στο πιο επίσημο άκρο του φάσματος. Όπως και με το "καλύτερο", όσο περισσότερες λέξεις προσθέτετε, τόσο πιο επίσημο γίνεται. Ωστόσο, το «δικό σου» έχει μια άλλη περιπλοκή: πολλοί αναρωτιούνται τι ακριβώς προσφέρετε όταν λέτε «το δικό σας» και «το δικό σας πιστά» υποδηλώνει κάτι απίστευτα επίσημο, όπως μια επερχόμενη πρόταση γάμου. Αποφύγει.
11. «Ο φίλος σου»
Δείτε σχετικές Οι 8 καλύτερες επιχειρηματικές εφαρμογές σε iPhone, iPad και Android 6 επιστημονικά υποστηριζόμενους τρόπους για να γίνετε πιο παραγωγικοίΑυτό μπορεί να χωρίσει πολλούς ανθρώπους. Είναι λίγο πολύ επίσημο και είναι λίγο κοντά στο "ειλικρινά" για κάποιους. Ωστόσο, κάποιοι το βλέπουν ως βατό, γενικά οι νεότερες γενιές καθώς έτσι κι αλλιώς κάνουμε φίλους με τους περισσότερους συναδέλφους μας. Δεν συνιστούμε να στείλετε ποτέ το "Ο φίλος σας" σε έναν μεγαλύτερο συνάδελφο ή σε κάποιον που βρίσκεται σε θέση εξουσίας.
12. Ευχαριστώ πολύ!
Δεν είναι μόνο αντιεπαγγελματικό, αλλά στερείται και γραμματικής. Ανάλογα με τον παραλήπτη σας, αυτό θα μπορούσε να είναι πολύ καλό (εάν είναι το τελευταίο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς την ομάδα υποστήριξης IT αφού έχει επιδιορθώσει το πρόβλημά σας για παράδειγμα).
14. Υγεία
Πραγματικά αποδεκτό μόνο αν είστε Βρετανοί, διαφορετικά φαίνεται λίγο ευγενικό. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί και με το "ta", αλλά το "cheers" είναι γενικά μια ευνοϊκή απάντηση που είναι επίσης ευχάριστα περιστασιακή και - σε εμάς τους Βρετανούς - απολύτως αποδεκτή αντί για "ευχαριστώ" και πιο επίσημες υπογραφές μέσω email.
15. Όπως πάντα
Ο γενικά προτιμώμενος τρόπος για να τερματίσετε ένα email είναι "όπως πάντα". Μπορεί να μην είναι το ιδανικό εργαλείο για την αρχική επαφή, αλλά είναι εξαιρετικό για να απαντάτε σε κάποιον με τον οποίο μιλάτε συχνά μέσω email. Δεν περιέχει προσδοκίες, συνειρμούς ή τόνο για ανάγνωση. Είναι απλά εσείς που αποχωρείτε ως εσείς.
Συχνές Ερωτήσεις
Υπάρχουν στιγμές που το τέλειο email μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στο επόμενο βήμα στη ζωή σας. Ακολουθούν μερικές ακόμη ερωτήσεις σχετικά με τις απογραφές μέσω email που θα σας βοηθήσουν να στείλετε τέλεια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Είναι πραγματικά μεγάλη υπόθεση η απογραφή μέσω email;
Όλα εξαρτώνται από το πλαίσιο στο οποίο στέλνετε ένα email. Εάν στέλνετε ένα σημείωμα μέσω email σε έναν συνάδελφο ή κάποιες σημειώσεις στην τάξη σε έναν συμμαθητή σας, μάλλον δεν είναι τόσο μεγάλο θέμα. Ωστόσο, η λάθος αποσύνδεση μέσω email θα μπορούσε να στείλει λάθος μήνυμα. Για παράδειγμα, αν στείλετε το «Ναι, ευχαριστώ» σε κάποιον που προσπαθεί να σας βοηθήσει, θα μπορούσε να θεωρηθεί ως ειρωνικό ή σαρκαστικό.
Δυστυχώς, οι επικοινωνίες που βασίζονται σε κείμενο δεν έχουν πλαίσιο, πράγμα που σημαίνει ότι είναι εύκολο για τον παραλήπτη σας να πάρει τη λάθος ιδέα. Επομένως, προσέξτε πώς θα λάβει ο αναγνώστης σας το μήνυμα που στέλνετε γιατί, ναι, πιθανότατα ο αναγνώστης σας θα δει την αποσύνδεσή σας.
Πρέπει να προσθέσω υπογραφή;
Απολύτως! Η καταχώριση του ονόματος, των στοιχείων επικοινωνίας και της εταιρείας σας διευκολύνει πολύ τον παραλήπτη σας να σας απαντήσει στο μέλλον. Για να μην αναφέρουμε, μια υπογραφή είναι ευρέως αποδεκτή ως σύμβολο κάποιου που κατανοεί πώς λειτουργούν οι επικοινωνίες μέσω email.
Μην το πολυσκέφτεστε
Εάν έχετε διαβάσει και ξαναδιαβάσει ένα σημαντικό email πριν το στείλετε, αυτή η ενότητα ισχύει για εσάς.
Φυσικά, είναι φυσικό να αναλογιστείτε σε ποιον στέλνετε το email και γιατί. Εάν πρόκειται για ένα email πωλήσεων, είναι καλύτερο να αφήσετε μια θετική υπογραφή που ενθαρρύνει επίσης μια απάντηση. Κάτι σαν «Ανυπομονώ να μιλήσω μαζί σας περαιτέρω» είναι ιδανικό εδώ. Ωστόσο, αυτή η φράση δεν θα λειτουργούσε καλά σε ένα συλλυπητήριο email για παράδειγμα.
Αν και μπορεί να είναι εκφοβιστικό να στέλνετε ένα σημαντικό email, οι περισσότεροι άνθρωποι γενικά παραβλέπουν τα email τους και δεν θα σας κρίνουν πολύ κατά την αποσύνδεσή σας.