Χωρίς αμφιβολία, το Gmail είναι η πιο δημοφιλής υπηρεσία email. Λειτουργεί εξαιρετικά με εφαρμογές τρίτων για συγχρονισμό περιεχομένου σε διαφορετικά πρωτόκολλα. Σας προσφέρει επίσης καλές επιλογές για την αυτοματοποίηση, τη διαχείριση και την ταξινόμηση των email σας.
Αυτό γίνεται μέσω Έξυπνων ετικετών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σαν φάκελοι και υπάρχουν μερικές προεπιλεγμένες ετικέτες που θα πρέπει να ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα. Για να λέμε την αλήθεια, μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να ρυθμίσετε και να προγραμματίσετε τα πάντα. Ωστόσο, θα λάβετε καθαρά εισερχόμενα χωρίς ακαταστασία και θα είναι ευκολότερο να επιλέξετε μαζικά και να ταξινομήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τι είναι οι έξυπνες ετικέτες;
Από προεπιλογή, οι Smart Labels τοποθετούν τα εισερχόμενα email σε πέντε κατηγορίες. Ορίστε ποια είναι αυτά:
Κοινωνικά – Αυτή η ετικέτα περιέχει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπηρεσίες γνωριμιών, μέσα κοινωνικής δικτύωσης και άλλους ιστότοπους κοινής χρήσης πολυμέσων.
- Ενημερώσεις – Οι ψηφιακές αποδείξεις, οι λογαριασμοί, οι επιβεβαιώσεις, καθώς και οι οικονομικές καταστάσεις σας καταλήγουν στην ετικέτα Ενημερώσεις.
- Πρωταρχικός – Τα μηνύματα που δεν ανήκουν πουθενά αλλού και τα προσωπικά email πηγαίνουν στην κύρια ετικέτα.
- Φόρουμ – Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με μηνύματα από διαδικτυακούς πίνακες, ομάδες και φόρουμ βρίσκονται στην καρτέλα Φόρουμ.
- Προσφορές – Οι ενοχλητικές εκρήξεις email και οι καμπάνιες μάρκετινγκ αποστέλλονται στις Προσφορές.
Σημείωση: Το Gmail είναι πολύ καλό στο φιλτράρισμα των email στις ετικέτες, αρκεί να τα έχετε ενεργοποιημένα και σωστά διαμορφωμένα. Ωστόσο, ορισμένα από τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να εξακολουθούν να καταλήγουν στην καρτέλα "Κύρια".
Διαμόρφωση έξυπνων ετικετών
Η Google σάς επιτρέπει να επιλέξετε ποιες έξυπνες ετικέτες θα εμφανίζονται στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, το μενού διαμόρφωσης είναι το σημείο όπου μπορείτε να αφαιρέσετε τις Προσφορές ή τα Κοινωνικά μέσα από τα εισερχόμενά σας. Αυτό είναι που πρέπει να κάνετε.
Βήμα 1
Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να μεταβείτε στο μενού Ρυθμίσεις. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Δείτε όλες τις ρυθμίσεις".
Βήμα 2
Τώρα, επιλέξτε "Εισερχόμενα" και κάντε κλικ στο πλαίσιο μπροστά από τις ετικέτες που θέλετε να λάβετε στα εισερχόμενά σας. Αν δεν χρειάζεστε πραγματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Προώθησης ή Κοινωνικών Δικτύων, μην διστάσετε να κρατήσετε τα πάντα ανεξέλεγκτα. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση αλλαγών" για επιβεβαίωση και είστε έτοιμοι.
Χρήση φίλτρων για αυτόματη ταξινόμηση email
Υπάρχουν φίλτρα για την αυτόματη ταξινόμηση των email και την τοποθέτηση τους κάτω από μια σωστή ετικέτα. Όπως υποδεικνύεται, τα προεπιλεγμένα φίλτρα κάνουν πολύ καλή δουλειά από μόνα τους και μπορείτε επίσης να ορίσετε προσαρμοσμένα.
Βήμα 1
Εκκινήστε το Gmail και κάντε κλικ στο μικρό βέλος προς τα κάτω στη γραμμή αναζήτησης (το βέλος βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της γραμμής). Μια ψηφιακή φόρμα εμφανίζεται και πρέπει να συμπληρώσετε τις σχετικές ενότητες.
Βήμα 2
Η φόρμα είναι αρκετά ολοκληρωμένη και περιλαμβάνει το email του αποστολέα και του παραλήπτη, το θέμα, το μέγεθος, την ημερομηνία κ.λπ. Το πεδίο "Περιλαμβάνει τις λέξεις" είναι πολύ ενδιαφέρον γιατί σας επιτρέπει να εισάγετε τις λέξεις-κλειδιά-στόχους και να στέλνετε ανεπιθύμητα μηνύματα κατευθείαν στην ψηφιακή λήθη.
Βήμα 3
Μόλις συμπληρώσετε τα πεδία, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου και θα εμφανιστεί ένα άλλο αναδυόμενο παράθυρο και, στη συνέχεια, θα πρέπει να επιλέξετε «Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτηση)». Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε ότι τα email email αποφεύγουν τα εισερχόμενά σας και εμφανίζονται μόνο κάτω από την καθορισμένη ετικέτα. Θα πρέπει επίσης να επιλέξετε «Επίσης εφαρμογή φίλτρου σε 15 αντιστοίχιση συνομιλιών» που βρίσκεται στο κάτω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου.
Βήμα 4
Υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο "Εφαρμογή της ετικέτας", κάντε κλικ σε αυτό το βέλος και επιλέξτε την ετικέτα που ταιριάζει με τα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συμβουλή ειδικού: Η Google δεν περιορίζει τις επιλογές σας στις προεπιλεγμένες ετικέτες. Κάντε κλικ στο «Νέα ετικέτα» και δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη ετικέτα που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Βήμα 5
Τέλος, κάνετε ξανά κλικ στο «Δημιουργία φίλτρου» και όλα τα φιλτραρισμένα email μεταπηδούν από τα εισερχόμενά σας και στην ετικέτα. Αυτό ισχύει επίσης για παλιά email που έχετε λάβει από έναν συγκεκριμένο αποστολέα. Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των φιλτραρισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν επιλέξετε Όλα τα μηνύματα ή μεταβείτε σε αυτό το φίλτρο.
Σημαντική παρατήρηση
Τα φιλτραρισμένα μηνύματα εμφανίζονται σε αντίστοιχους φακέλους όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πρόσβαση στο Gmail μέσω IMAP. Από την άλλη πλευρά, αυτό δεν ισχύει όταν χρησιμοποιείτε το POP Gmail. Αυτή τη φορά, τα φιλτραρισμένα μηνύματα εμφανίζονται με όλα τα νέα μηνύματα.
Εξαγωγή και εισαγωγή φίλτρων
Μπορεί να μην το γνωρίζετε, αλλά η Google σάς επιτρέπει να εξάγετε και να εισάγετε φίλτρα. Αυτό μπορεί να είναι πραγματικά σωτήριο εάν χρειαστεί να μετακομίσετε σε ένα νέο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να εξαγάγετε τα φίλτρα, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις Gmail, κάντε κλικ στην επιλογή «Δείτε όλες τις ρυθμίσεις» και επιλέξτε την καρτέλα «Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις». Επιλέξτε το φίλτρο που θέλετε να εξαγάγετε και κάντε κλικ στο «Εξαγωγή». Θα λάβετε ένα αρχείο .xml που μπορεί να επεξεργαστεί μέσω ενός προγράμματος επεξεργασίας κειμένου. Αλλά δεν υπάρχει λόγος να κάνετε αλλαγές εκεί, καθώς είναι πιο εύκολο να διαγράψετε/αλλάξετε τα φίλτρα αφού τα ανεβάσετε.
Η εισαγωγή φίλτρων είναι επίσης αρκετά εύκολη. Μεταβείτε στο κάτω μέρος της σελίδας και επιλέξτε «Εισαγωγή φίλτρων» και μετά «Επιλογή αρχείου». Εντοπίστε το αρχείο .xml των φίλτρων, κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε "Άνοιγμα αρχείου". Το Gmail δεν ολοκληρώνει αυτόματα την ενέργεια, πρέπει να κάνετε κλικ στο "Δημιουργία φίλτρων" για επιβεβαίωση.
Προσεγμένο κόλπο: Ο πιο γρήγορος τρόπος για αυτόματη ταξινόμηση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να τα επισημάνετε με αστέρι. Απλώς κάντε κλικ στο μικρό αστέρι δίπλα στην ημερομηνία και ώρα και τα email εμφανίζονται στην ενότητα Με αστέρι.
Έρχεται ο Ταχυδρόμος
Όταν όλα έχουν ειπωθεί και γίνει, η ρύθμιση της αυτόματης ταξινόμησης στο Gmail απαιτεί χρόνο και προσπάθεια. Αλλά το UI είναι διαισθητικό, απλό στη χρήση και χρειάζεται να το κάνετε μόνο μία φορά.
Χρησιμοποιείτε πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποκτήσετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Gmail; Ποιες προσαρμοσμένες ετικέτες θα θέλατε να δημιουργήσετε; Μη διστάσετε να μας πείτε περισσότερα για τις προτιμήσεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.