Αν και υπάρχουν πολλά διαφορετικά προγράμματα-πελάτες email διαθέσιμα σήμερα, το Outlook εξακολουθεί να είναι μια από τις πιο δημοφιλείς επιλογές. Είναι αξιόπιστο και διαφανές και είναι συμβατό με τις περισσότερες διευθύνσεις email. Ωστόσο, μερικές φορές είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλα τα μηνύματα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για πρόσβαση σε όλους τους λογαριασμούς email σας.
Με την πάροδο του χρόνου, ο αριθμός των email που λαμβάνετε μπορεί πραγματικά να γεμίσει τα εισερχόμενά σας, καθιστώντας σχεδόν αδύνατο να δείτε αυτά που είναι πραγματικά σημαντικά. Ευτυχώς, υπάρχει λύση. Μπορείτε να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους στο Outlook και να τα διατηρήσετε τακτοποιημένα και οργανωμένα.
Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία και αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς να το κάνετε.
Μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο στο Outlook με ένα μόνο κλικ
Είτε το πιστεύετε είτε όχι, μπορείτε να οργανώσετε τα email σας στο Outlook με το πάτημα ενός κουμπιού. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες για να ρυθμίσετε κανόνες στο Outlook:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Κάντε κλικ στο Σπίτι στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης. Επιλέγω να Δημιουργία κανόνα στο Κανόνες πτυσώμενο μενού.
- Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο Επεξεργασία Γρήγορου Βήματος. Επιλέξτε υπό ποιες συνθήκες θέλετε να εκτελείται αυτό το γρήγορο βήμα, είτε όταν λαμβάνετε ένα email από ένα συγκεκριμένο άτομο είτε κάτι άλλο.
- Τώρα, κάτω από την ενότητα με τίτλο, Κάντε τα εξής: , ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι το αναπτυσσόμενο μενού έχει επιλέξει "Μετακίνηση σε φάκελο".
- Κάντε κλικ στο πεδίο Επιλογή φακέλου δίπλα του και επιλέξτε έναν προτιμώμενο φάκελο.
- Στη συνέχεια, προσθέστε μια ενέργεια κάνοντας κλικ στο + στα δεξιά του μενού.
- Κάντε κλικ στο μενού Επιλογή ενέργειας και επιλέξτε Σημείωσε ως διαβασμένο.
- Κάντε κλικ στο Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Πώς να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν αποστολέα σε έναν φάκελο στο Outlook
Υπάρχει μια εναλλακτική μέθοδος για τη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους στο Outlook. Αυτό επιτυγχάνεται με κανόνες εντός του Outlook που είναι εύκολο να ρυθμιστούν. Πρώτα απ 'όλα, χρειάζεστε έναν καθορισμένο φάκελο. Ανοίξτε το Outlook, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο εισερχομένων και επιλέξτε Νέος φάκελος.
Μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο στο Outlook 2013
Για το Outlook 2013, τα βήματα για την αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθορισμένο φάκελο είναι σχεδόν τα ίδια με αυτά της νεότερης έκδοσης. Εδώ είναι:
- Ανοίξτε το Outlook και εισαγάγετε το email από τον αποστολέα του οποίου τα email θέλετε να μετακινήσετε.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αρχική σελίδα.
- Επιλέξτε Κανόνες και, στη συνέχεια, Να μετακινούνται πάντα μηνύματα από [Αποστολέας]
- Επιλέξτε το φάκελο προορισμού.
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές με OK. Τώρα όλα τα μηνύματα από τον καθορισμένο αποστολέα θα μετακινηθούν αυτόματα στον καθορισμένο φάκελο.
Μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο στο Outlook για Mac
Η Apple καθιστά πολύ απλό να ρυθμίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ώστε να μεταβαίνουν σε έναν φάκελο της επιλογής σας. Για να το κάνετε αυτό, μετακινηθείτε στα email σας, εντοπίστε τον αποστολέα και ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:
- Κάντε κλικ Σπίτι στο επάνω μέρος της οθόνης σας.
- Κάντε κλικ Κανόνες
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία κανόνα στο κάτω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου για να προσθέσετε τον κανόνα σας όπως κάναμε παραπάνω.
Κάντε κλικ στο «OK» όταν τελειώσετε για να αποθηκεύσετε τον κανόνα σας. Ανάλογα με την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε στο Mac σας, η επιλογή «Κανόνες» μπορεί να εμφανιστεί στο banner Home ακριβώς δίπλα στο εικονίδιο «Μετακίνηση».
Μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο στην έκδοση προγράμματος περιήγησης του Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για Office 365, δείτε πώς μπορείτε να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν αποστολέα σε έναν φάκελο της επιλογής σας:
- Συνδεθείτε στην τοποθεσία του Outlook.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας για να ανοίξετε τις Ρυθμίσεις.
- Τώρα επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.
- Κάντε κλικ στο Mail από το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις και επιλέξτε Κανόνες. Τέλος, επιλέξτε Προσθήκη νέου κανόνα.
- Ονομάστε τον κανόνα σας.
- Κάντε κλικ στο μενού Προσθήκη συνθηκών και κάντε κλικ στο Από και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του αποστολέα που θέλετε.
- Τώρα κάντε κλικ στο μενού Προσθήκη ενέργειας, επιλέξτε Μετακίνηση σε και επιλέξτε τον φάκελο προορισμού.
- Τέλος, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και όλα τα email από αυτόν τον αποστολέα θα μεταφερθούν αυτόματα στον φάκελο προορισμού.
Εκκινήστε το Πρωτόκολλο Αυτοματισμού
Δεν ήταν τόσο δύσκολο, σωστά; Τώρα που ξέρετε πώς να αυτοματοποιείτε τη μετακίνηση email, η ζωή σας θα είναι πολύ πιο εύκολη (ελπίζουμε). Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο που θα είχατε ξοδέψει αναζητώντας πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σας άρεσε αυτό το σεμινάριο; Εάν έχετε άλλες ερωτήσεις σχετικά με το Outlook, μη διστάσετε να μας ενημερώσετε στα σχόλια παρακάτω.