Η προσθήκη μιας υπογραφής στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δίνει μια νότα επαγγελματισμού. Η τοποθέτηση ενός λογότυπου και των στοιχείων επικοινωνίας σας παρέχει μια προώθηση της επωνυμίας σε μια κατά τα άλλα ανόητη αλληλογραφία. Παρέχει σε όσους επιθυμούν να επικοινωνήσουν μαζί σας με άλλα μέσα τη δυνατότητα να το κάνουν. Η δημιουργία και η χρήση μιας υπογραφής στο Microsoft Outlook είναι μια αρκετά απλή εργασία. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε πολλές εξατομικευμένες υπογραφές για να μεταβείτε σε μια ιδιοτροπία ανάλογα με το κοινό-στόχο σας.
Ωστόσο, το Outlook θα επισυνάψει μια υπογραφή μόνο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απεστάλησαν ή προωθήθηκαν πρόσφατα. Τα email που έχετε στείλει πριν δημιουργήσετε μια υπογραφή θα εξακολουθούν να λείπουν. Για να προσθέσετε μια υπογραφή σε παλαιότερα μηνύματα, θα πρέπει να μεταβείτε στις ρυθμίσεις του Outlook και να αλλάξετε μερικά πράγματα.
Η υπογραφή σας μπορεί να περιλαμβάνει κείμενο, εικόνες, την ηλεκτρονική επαγγελματική σας κάρτα, ένα λογότυπο ή ακόμα και μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook έτσι ώστε οι υπογραφές να προστίθενται αυτόματα σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ή να δημιουργήσετε την υπογραφή σας και να την προσθέσετε στα μηνύματα κατά περίπτωση.
Προσθήκη υπογραφής στην αλληλογραφία του Outlook
Τα βήματα για τον εμπλουτισμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με υπογραφή θα εξαρτηθούν από την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή. Υπάρχει μια διαδικασία για όσους χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του λογισμικού (2007 – 2010) και μια για τις νεότερες εκδόσεις (2010+) καθώς και για χρήστες του Microsoft Office 365.
Ας ξεκινήσουμε με τις νεότερες εκδόσεις.
Εκδόσεις Outlook 2010+ Συμπεριλαμβανομένου του Outlook για 365
Για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή για το email σας στο Outlook:
- Κάντε κλικ για να δημιουργήσετε ένα νέο email.
- Κάντε κλικ στο Υπογραφή και μετά Υπογραφές από την καρτέλα "Μήνυμα".
- Ανάλογα με το μέγεθος του παραθύρου του Outlook και εάν συντάσσετε ένα νέο μήνυμα email ή μια απάντηση ή προωθείτε, η καρτέλα "Μήνυμα" και το Υπογραφή το κουμπί μπορεί να βρίσκεται σε δύο διαφορετικές θέσεις. Ωστόσο, το κουμπί Υπογραφή συνήθως συνοδεύεται από Επισυνάψετε το αρχείο και Επισύναψη αντικειμένου μέσα στην ενότητα "Συμπερίληψη" του μενού "Μήνυμα".
- Στην καρτέλα "Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", ακριβώς κάτω από το πλαίσιο "Επιλογή υπογραφής για επεξεργασία", επιλέξτε Νέος και προσθέστε ένα όνομα για τη νέα σας υπογραφή στο πλαίσιο διαλόγου "Νέα υπογραφή".
- Ακριβώς κάτω από την "Επεξεργασία υπογραφής", συνθέστε την υπογραφή σας μέσα στην παρεχόμενη περιοχή.
- Το παράθυρο σάς παρέχει τη δυνατότητα να αλλάξετε γραμματοσειρές, χρώματα και μεγέθη γραμματοσειρών, καθώς και στοίχιση κειμένου.
- Για να προσθέσετε συνδέσμους και εικόνες στην υπογραφή του email σας, να αλλάξετε γραμματοσειρές και χρώματα και να αιτιολογήσετε το κείμενο, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη μίνι γραμμή μορφοποίησης στην ενότητα «Επεξεργασία υπογραφής».
- Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε μια πιο ισχυρή υπογραφή με κουκκίδες, πίνακες ή περιγράμματα, χρησιμοποιώντας το Microsoft Word για να μορφοποιήσετε το κείμενό σας. Στη συνέχεια, μεταφέρετέ το χρησιμοποιώντας ένα απλό αντίγραφο ( Ctrl+C ) και επικολλήστε ( Ctrl+V ) στην υπογραφή στο πλαίσιο «Επεξεργασία υπογραφής».
- Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εικονίδια και συνδέσμους μέσων κοινωνικής δικτύωσης στην υπογραφή σας, τα οποία θα θίξω αργότερα.
- Μόλις η υπογραφή είναι όπως θέλετε, στην ενότητα "Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής", ορίστε τις ακόλουθες επιλογές:
- Επιλέξτε έναν λογαριασμό email με τον οποίο θα συσχετίσετε την υπογραφή σας, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού "Λογαριασμός email". Μπορείτε να έχετε διαφορετικές υπογραφές για κάθε λογαριασμό email που χρησιμοποιείτε για το Outlook.
- Για να προστεθεί αυτόματα η υπογραφή σας σε όλα τα μελλοντικά μηνύματα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Νέα μηνύματα" και επιλέξτε μια υπογραφή. Εάν προτιμάτε να μην έχει οριστεί ως αυτόματη από προεπιλογή, επιλέξτε (κανένας) . Αυτό θα κάνει κάθε νέο μήνυμα που στέλνετε να μην έχει καθόλου υπογραφή, συμπεριλαμβανομένων αυτών που προωθούνται και στα οποία απαντάτε.
- Για να εμφανιστεί μια υπογραφή στα μηνύματά σας στα οποία απαντάτε και προωθείτε, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Απαντήσεις/προώθηση» και επιλέξτε μια υπογραφή. Αυτό θα προσθέσει αυτόματα αυτήν την υπογραφή κάθε φορά που απαντάτε ή προωθείτε ένα email. Για να μην έχετε αυτό το σετ, επιλέξτε (κανένας) αντι αυτου.
- Τώρα που τελείωσε, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί για να επιστρέψετε για να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας και να επιστρέψετε στο νέο σας μήνυμα.
- Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το τρέχον μήνυμα στο οποίο δημιουργήσατε την υπογραφή δεν θα έχει υπογραφή. Για κάποιο λόγο, η υπογραφή θα εμφανίζεται μόνο στα μηνύματα που ακολουθούν. Θα χρειαστεί να προσθέσετε την υπογραφή με μη αυτόματο τρόπο, εάν ανυπομονούσατε να χρησιμοποιήσετε μία.
Χειροκίνητη εισαγωγή υπογραφής
Για το νέο μήνυμα που ξεκινήσατε με σκοπό τη δημιουργία μιας υπογραφής ή για όσους από εσάς δεν θέλετε να ορίσετε αυτόματα μια υπογραφή, μπορείτε ακόμα να εισαγάγετε μια υπογραφή με μη αυτόματο τρόπο.
Να το πράξουν:
- Με το email σας ανοιχτό, κάντε κλικ στην καρτέλα «Μήνυμα» και επιλέξτε Υπογραφή .
- Αυτό θα ανοίξει ένα μενού που θα εμφανίζει όλες τις αποθηκευμένες υπογραφές που έχετε δημιουργήσει. Επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από τις επιλογές κάνοντας κλικ σε αυτήν. Θα εμφανιστεί τώρα στο τρέχον μήνυμά σας.
Προσθήκη λογότυπου ή εικόνας στην υπογραφή σας
Οι μάρκες απαιτούν γενικά λογότυπα. Για να προσθέσετε μια εικόνα όπως ένα λογότυπο ή ένα εικονίδιο μέσων κοινωνικής δικτύωσης στην υπογραφή σας:
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα email και κάντε κλικ στην καρτέλα "Μήνυμα".
- Κάντε κλικ στο Υπογραφή και μετά Υπογραφές .
- Επιλέξτε την υπογραφή στην οποία θέλετε να προσθέσετε το λογότυπο ή την εικόνα επιλέγοντάς την στο πλαίσιο "Επιλογή υπογραφής για επεξεργασία".
- Κάνε κλικ στο Προσθέστε εικόνα εικονίδιο, εντοπίστε την εικόνα που θέλετε να προσθέσετε από τα αρχεία του υπολογιστή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισάγετε .
- Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας ή του λογότυπου σας κάνοντας δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέγοντας Εικόνα από τις επιλογές του μενού. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μέγεθος" και χρησιμοποιήστε τις επιλογές που παρέχονται για να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας σας στις προδιαγραφές σας.
- Διατηρήστε επιλεγμένο το πλαίσιο «Κλείδωμα αναλογίας διαστάσεων» για να διατηρηθούν οι αναλογίες εικόνας.
- Μόλις αλλάξει το μέγεθος της εικόνας και είναι έτοιμη για προβολή, κάντε κλικ Εντάξει .
- Ακολουθήστε αυτό κάνοντας κλικ στο Εντάξει ξανά για να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές που μόλις κάνατε στην υπογραφή σας.
Εκδόσεις Microsoft Outlook 2007 – 2010
Για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή χρησιμοποιώντας μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook:
- Επιλέξτε τη δημιουργία νέου μηνύματος.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Μήνυμα» και επιλέξτε Υπογραφή από την ενότητα «Συμπερίληψη».
- Κάντε κλικ στο Signatures όταν εμφανιστεί.
- Από την καρτέλα "Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", κάντε κλικ Νέος .
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την υπογραφή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.
- Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να συμπεριλάβετε στην υπογραφή σας, στο πλαίσιο "Επεξεργασία υπογραφής".
- Μπορείτε να μορφοποιήσετε το κείμενό σας επισημαίνοντας το κείμενο που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στυλ και μορφοποίησης για τις επιθυμητές επιλογές.
- Προσθέτοντας πρόσθετα στοιχεία όπως εικόνες, υπερσυνδέσμους και κάρτες ηλεκτρονικού επιχειρείν, κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το στοιχείο και:
- Ηλεκτρονική Επαγγελματική Κάρτα – Κάντε κλικ στο Επαγγελματική κάρτα κουμπί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μία από τις επαφές στη λίστα "Αρχειοθετήθηκε ως". Κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.
- Υπερσύνδεσμος – Κάντε κλικ στο Υπερσύνδεσμος εικονίδιο και πληκτρολογήστε (ή επικολλήστε) τη διεύθυνση URL με την οποία θα συνδέσει το κείμενο ο σύνδεσμός σας. Κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.
- Εικόνα/Εικόνα – Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εικόνα, εντοπίστε την εικόνα που θέλετε να ανεβάσετε στην υπογραφή σας, επιλέξτε την και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.
- Μόλις τελειώσετε με τις αλλαγές, κάντε κλικ στο OK για να οριστικοποιήσετε τη δημιουργία της υπογραφής σας.
- Στο email που έχετε ανοιχτό αυτήν τη στιγμή για να δημιουργήσετε την υπογραφή δεν θα προστεθεί αυτόματα η υπογραφή σε αυτό. Θα χρειαστεί να το κάνετε χειροκίνητα.
Προσθήκη της υπογραφής στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Οι υπογραφές μπορούν να προστεθούν αυτόματα ή μη αυτόματα σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα, τις απαντήσεις και τις προωθήσεις. Μόνο μία υπογραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται, επομένως, εάν επιλέξετε να έχετε ένα σετ αυτόματα, θα ήταν καλύτερο η υπογραφή να απευθύνεται σε ένα ευρύτερο φάσμα κοινού.
Για να εισαγάγετε αυτόματα μια υπογραφή στο μήνυμα email σας:
- Δημιουργήστε ένα νέο email.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Μήνυμα" και κάντε κλικ στην Υπογραφή που βρίσκεται στην ενότητα Συμπερίληψη.
- Κάντε κλικ στο Signatures όταν εμφανιστεί.
- Εντοπίστε "Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Λίστα λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", επιλέξτε έναν λογαριασμό email με τον οποίο θέλετε να συσχετίσετε μια υπογραφή.
- Επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να συμπεριλάβετε επιλέγοντας μία από τη λίστα "Νέα μηνύματα".
- Για προώθηση και απαντήσεις, για να προσθέσετε μια υπογραφή, επιλέξτε μια υπογραφή από την αναπτυσσόμενη λίστα "Απαντήσεις/προώθηση". Κάντε κλικ (κανένας) αν προτιμάτε να μην έχετε υπογραφή, βγείτε με την απάντησή σας και προωθήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις υπογραφής σας.
Για να προσθέσετε μη αυτόματα μια υπογραφή στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:
- Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα email.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μήνυμα".
- Κάντε κλικ στο Υπογραφή , βρίσκεται στην ενότητα "Συμπερίληψη".
- Επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να εισάγετε κάνοντας απευθείας κλικ πάνω της.
Η υπογραφή θα εμφανίζεται τώρα στο εξερχόμενο μήνυμά σας. Εάν επιλέξατε λάθος ή απλά θέλετε να διαγράψετε την υπογραφή που προσθέσατε, επισημάνετε την υπογραφή στο μήνυμα και κάντε κλικ Διαγράφω (ή Backspace ) στο πληκτρολόγιό σας.
Χρήση λογαριασμού Microsoft Office 365 με το Outlook.com
Για όσους χρησιμοποιούν το Outlook στον Ιστό με λογαριασμό Microsoft Office 365, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια υπογραφή και στα δύο προϊόντα.
Για να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε υπογραφές email στο Outlook στον Ιστό:
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Outlook.com και ανοίξτε τον λογαριασμό σας Ρυθμίσεις κάνοντας κλικ στο Οδοντωτός τροχός εικονίδιο στο επάνω μέρος της σελίδας.
- Κάντε κλικ στο Ταχυδρομείο , τότε Συνθέστε και απαντήστε .
- Πληκτρολογήστε την υπογραφή σας στην περιοχή Υπογραφή Email.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές μορφοποίησης που παρέχονται για να αλλάξετε την εμφάνιση της υπογραφής σας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
- Μπορείτε να έχετε μόνο μία υπογραφή ανά λογαριασμό.
- Για να κάνετε την υπογραφή να εμφανίζεται αυτόματα από προεπιλογή για όλα τα μελλοντικά μηνύματα, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο "Αυτόματη συμπερίληψη της υπογραφής μου στα νέα μηνύματα που συνθέτω". Αυτό το κάνει έτσι ώστε όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να έχουν την υπογραφή σας να εμφανίζεται στο κάτω μέρος.
- Οι προωθήσεις και οι απαντήσεις θα χρειαστούν ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο "Αυτόματη συμπερίληψη της υπογραφής μου στα μηνύματα που προωθώ ή απαντώ".
- Αν δεν τσεκάρετε καμία από αυτές τις επιλογές, θα χρειαστεί να προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο την υπογραφή σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συντάσσετε στο εξής.
- Όταν τελειώσετε με τις αλλαγές, κάντε κλικ Σώσει .
Για να προσθέσετε την υπογραφή σας με μη αυτόματο τρόπο:
- Στο γραμματοκιβώτιό σας, επιλέξτε Νέο μήνυμα.
- Συντάξτε το μήνυμά σας πλήρως και κάντε κλικ στο εικονίδιο με την τριπλή κουκκίδα.
- Από εδώ, επιλέξτε Εισαγωγή υπογραφής .
- Μόλις το μήνυμά σας είναι έτοιμο να βγει, κάντε κλικ στο Στείλετε κουμπί.