Η αυτόματη προώθηση είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε ποτέ ένα email όπου κι αν βρίσκεστε. Η προώθηση ορίζεται γενικά από έναν κανόνα που έχει ρυθμιστεί στην κύρια διεύθυνση email σας, ο οποίος λέει στον διακομιστή email ή στο πρόγραμμα-πελάτη email σας (όπως το Outlook) να προωθήσει αυτόματα αυτό το email σε άλλη διεύθυνση. Η προώθηση σε επίπεδο διακομιστή απαιτεί πρόσβαση διαχειριστή, αλλά η προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση του ίδιου του προγράμματος-πελάτη του Outlook είναι εύκολη για οποιονδήποτε χρήστη του Outlook, υποθέτοντας ότι μπορεί να αφήσει τον υπολογιστή του να λειτουργεί συνεχώς με το Outlook ανοιχτό.
Αυτό το σεμινάριο θα καλύψει τον τρόπο αυτόματης προώθησης ενός email στο Outlook 2013, 2016, Outlook.com και Outlook 365.
Γιατί μπορεί να χρειαστεί να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν δεν έχετε πρόσβαση σε μια διεύθυνση email σε συγκεκριμένες στιγμές, όπως μια διεύθυνση email κολεγίου ή εργασίας, για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα στο Outlook που θα προωθεί αυτόματα τυχόν email στο email του σπιτιού σας ή σε άλλη διεύθυνση. Εάν περιμένετε κάτι σημαντικό και δεν θέλετε να περιμένετε μέχρι την επόμενη μέρα, η προώθηση email μπορεί να σας βοηθήσει.
Οι εγκατεστημένες εκδόσεις του Microsoft Outlook, του Outlook 2013 και του Outlook 2016 μπορούν να διαμορφωθούν εντός του ίδιου του προγράμματος-πελάτη. Το Outlook 365 ή οι εγκαταστάσεις που χρησιμοποιούν διακομιστή Exchange θα χρειαστεί ο υπολογιστής-πελάτης να εκτελείται συνεχώς. Αυτό σημαίνει ότι αφήνετε τον υπολογιστή του σχολείου ή της εργασίας σας ανοιχτό κατά τη διάρκεια της νύχτας με το Outlook σε λειτουργία. Εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό, αυτές οι τεχνικές θα λειτουργήσουν για εσάς.
Αυτόματη προώθηση ενός email στο Outlook 2013 και το Outlook 2016
Παρά το γεγονός ότι είναι πέντε ετών τώρα, το Outlook 2013 εξακολουθεί να είναι το πιο δημοφιλές πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείται. Πολλά σχολεία, κολέγια και επιχειρήσεις εξακολουθούν να το χρησιμοποιούν καθώς οι αναβαθμίσεις είναι ακριβές και απαιτούν πολλή δουλειά. Εάν το χρησιμοποιείτε, δείτε πώς μπορείτε να προωθήσετε αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2013. Η ίδια μέθοδος λειτουργεί και για το Outlook 2016, καθώς η σύνταξη είναι σχεδόν πανομοιότυπη.
- Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε Αρχείο από το επάνω μενού.
- Τώρα, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
- Επιλέξτε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα εάν έχετε πολλές διευθύνσεις.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος κανόνας…
- Τώρα, κάντε κλικ στο Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα > Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω και μετά χτυπήστε Επόμενο >.
- Επιλέξτε την κατάστασή σας, εδώ ορίζετε εάν θα προωθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα ή μόνο εκείνα που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά ή κάποια άλλη συνθήκη ανάλογα με τις ανάγκες σας και μετά πατάτε Επόμενο >.
- Επιλέξτε τον σύνδεσμο για κάθε συνθήκη που επιλέγετε για να την κάνετε περαιτέρω. Εισαγάγετε μια αντίστοιχη τιμή για να ταιριάζει με αυτό που θέλετε να κάνετε.
- Επίλεξε το προωθήστε το σε άτομα ή δημόσια ομάδα επιλογή στο επόμενο παράθυρο. Επιλέξτε τον σύνδεσμο και προσθέστε τη διεύθυνση email της διεύθυνσης email στην οποία θέλετε να προωθηθούν τα email.
- Δημιουργήστε μια εξαίρεση εάν είναι απαραίτητο. Αυτό θα απέκλειε την προώθηση ορισμένων email ή ανεπιθύμητων μηνυμάτων.
- Ονομάστε τον κανόνα προώθησης και επιλέξτε να Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα όταν είσαι έτοιμος.
Αυτόματη προώθηση ενός email στο Outlook.com
Το Outlook.com είναι η δωρεάν υπηρεσία webmail της Microsoft που ονομαζόταν Hotmail. Δεν χρησιμοποιεί εγκατεστημένα προγράμματα-πελάτες email ή παραδοσιακούς διακομιστές Exchange, είναι όλα online. Ωστόσο, μπορείτε να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό email σας στο Outlook.com.
- Κάντε κλικ στο γρανάζι Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία.
- Επιλέξτε «Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook».
- Κάντε κλικ στο «Προώθηση» και στη συνέχεια ρυθμίστε τη διεύθυνση προώθησης.
Δεν μπορείτε να ορίσετε τους ίδιους κανόνες με το Outlook 2013 και το Outlook 2016, αλλά αυτή η διαδικασία ολοκληρώνει τη δουλειά στο Outlook.com.
Αυτόματη προώθηση ενός email στο Outlook 365
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το Outlook 365 καθώς είναι μόνο online και δεν συνεπάγονται τα τεράστια προκαταβολικά τέλη άδειας χρήσης που απαιτούν οι εγκατεστημένες εκδόσεις της σουίτας γραφείου. Το Outlook 365 είναι μέρος του Office 365, το οποίο είναι η συνδρομητική έκδοση του Office, η οποία περιλαμβάνει εφαρμογές του Office στο cloud, συμπεριλαμβανομένων των Outlook, Word, Excel και ούτω καθεξής. Επιπλέον, το Office 365 περιλαμβάνει φιλοξενία email, ώστε να μπορείτε να φιλοξενήσετε το email του ονόματος τομέα σας χρησιμοποιώντας το Office 365.
Οι υπηρεσίες που βασίζονται στο cloud, όπως το Office 365, έχουν επίσης το πλεονέκτημα ότι σας επιτρέπουν να συνδεθείτε από οπουδήποτε για να ελέγξετε το email σας. Σας επιτρέπει επίσης να προωθείτε αυτόματα email εάν το επιθυμείτε.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Office 365.
- Κάντε κλικ στο Κανόνες στην κορυφή.
- Κάντε κλικ στο Επεξεργασία κανόνων.
- Κάντε κλικ στο σύμβολο «+» στο κάτω μέρος. Οι χρήστες υπολογιστών μπορούν να δουν Κανόνες εισερχομένων. Επιλέξτε το και μετά επιλέξτε Νέος.
- Ονομάστε τον κανόνα σας και ορίστε τις παραμέτρους. Στη συνέχεια κάντε κλικ Εμπρός προς.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση προώθησης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει.
Το Outlook 365 διαφέρει ανάλογα με το πού βρίσκεστε στον κόσμο. Σε ορισμένες εγκαταστάσεις, θα επιλέγατε Επιλογές και μετά Λογαριασμός και Συνδεδεμένοι λογαριασμοί.
Στο ίδιο πνεύμα, δεν απαιτούν όλες οι ρυθμίσεις του Outlook 365 να επιλέξετε Συνδεδεμένοι Λογαριασμοί, αλλά ορισμένες το κάνουν. Παρά το γεγονός ότι είναι ένα παγκόσμιο προϊόν, οι διαφορετικές σουίτες του Outlook 365 φαίνονται και λειτουργούν ελαφρώς διαφορετικά.
Εάν πρέπει να απενεργοποιήσετε την προώθηση email, πρέπει απλώς να επαναλάβετε τα πρώτα βήματα σε κάθε διαδικασία και να καταργήσετε την επιλογή του κανόνα. Μόλις αποθηκευτεί, η προώθηση θα πρέπει να σταματήσει αμέσως.
Αυτόματη προώθηση email με το Outlook
Έχετε κάποιες συμβουλές ή κόλπα για όσους θέλουν να προωθήσουν email χρησιμοποιώντας το Outlook; Αν ναι, αφήστε μας ένα σχόλιο παρακάτω!