Το να κάνετε BCC είναι πολύ χρήσιμο για την παρακολούθηση των email. Εάν προτιμάτε να έχετε ένα email που στείλατε στα εισερχόμενά σας, συνήθως για λόγους παρακολούθησης, η προσθήκη της δικής σας διεύθυνσης email ως BCC είναι η σωστή επιλογή. Ωστόσο, οι άνθρωποι συχνά το παραβλέπουν όταν στέλνουν ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάτι που τους οδηγεί στο να ξεχάσουν να κάνουν συνέχεια. Αυτό μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε προβλήματα στη συνέχεια.
Ευτυχώς, υπάρχει ένας τρόπος να κάνετε αυτόματα BCC κάθε φορά που στέλνετε ένα email, κάτι που είναι ένας σίγουρος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε κάθε email. Ωστόσο, η ενεργοποίηση της αυτόματης αυτο-BCC δεν είναι πραγματικά απλή. Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός κανόνα στο Outlook.
Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων
Το Auto BCC και CC είναι μεγάλο πράγμα στο Outlook. Ενώ θα πρέπει να κατεβάσετε ένα νέο πρόσθετο για τον λογαριασμό email σας που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης για να το πετύχετε, το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα. Η λειτουργία κανόνων βρίσκεται κάτω από το Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων επιλογή μενού στο επάνω μεσαίο τμήμα της οθόνης, στο Σπίτι καρτέλα, κάτω από το Κανόνες εικόνισμα.
Κάντε κλικ Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και θα δείτε ένα νέο παράθυρο που σας δίνει την επιλογή να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα. Κάντε κλικ Νέος Κανόνας στην επάνω αριστερή γωνία αυτού του παραθύρου. Θα δείτε 3 κατηγορίες: Μείνετε Οργανωμένοι, Μείνετε ενημερωμένοι, και Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα. Επιλέγω Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω σύμφωνα με το Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα κατηγορία.
Συνθήκες
Στο παράθυρο του Οδηγού κανόνων, μπορείτε να επιλέξετε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας αποστέλλονται ως BCC. Για παράδειγμα, ελέγχοντας με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα επιλογές, δημιουργείτε τον κανόνα αυτόματου BCC για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένες λέξεις που αναφέρετε.
Καθώς είστε αυτός που στέλνει το email, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την έξυπνη επιλογή για να ταξινομήσετε αυτόματα τα email σας. Θα μπορούσατε να προσθέσετε τη λέξη "Παρακολούθηση" στη λίστα με συγκεκριμένες λέξεις και να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται συνέχεια με αυτήν τη λέξη.
Υπάρχουν επίσης πολλές άλλες ενδιαφέρουσες προϋποθέσεις που μπορείτε να ορίσετε για τα email σας. Εάν θέλετε όλα τα μηνύματα που στέλνετε να αποθηκεύονται στα εισερχόμενά σας ως BCC, απλώς κάντε κλικ Επόμενο, χωρίς να επιλέξετε κανένα από τα αναφερόμενα πλαίσια.
Εξαιρέσεις
Οι εξαιρέσεις είναι ουσιαστικά το αντίθετο των Προϋποθέσεων εδώ. Όπως πιθανότατα μαντέψατε, εδώ σκιαγραφείτε τις καταστάσεις στις οποίες βρίσκεστε μην θέλετε να συμπεριλάβετε τον εαυτό σας ως BCC. Θα μπορούσατε να ακολουθήσετε το ίδιο παράδειγμα από παραπάνω και να χρησιμοποιήσετε το εκτός αν το θέμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις επιλογή για προσθήκη εξαίρεσης. Σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή "non-follow-up", αλλά αυτό μπορεί να δημιουργήσει ακαταστασία και ακόμη και σφάλμα, καθώς οι λέξεις που ακολουθούν αποτελούν ήδη μέρος των συνθηκών σας.
Ίσως είσαι καλύτερα με το εκτός εάν σταλεί σε άτομα ή δημόσια ομάδα ή το εκτός εάν ανατεθεί σε οποιαδήποτε κατηγορία εξαιρέσεις.
Ενέργειες
Εδώ "προγραμματίζετε" τις ενέργειες που ισχύει αυτός ο κανόνας. Δηλαδή, εδώ επιλέγετε τι θα συμβεί στα email για τα οποία έχετε ορίσει όρους. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται μόνοι σας καταλήγει στα εισερχόμενά σας, αλλά, δυστυχώς, δεν υπάρχει αυτοματισμός άμεσης εντολής BCC. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να μιμηθείτε ένα BCC.
Πρώτα απ 'όλα, επιλέξτε Κοιν. το μήνυμα σε άτομα ή δημόσια ομάδα στο βήμα Ενέργειες του Οδηγού κανόνων. Τώρα, κάντε κλικ άτομα ή δημόσια ομάδα και εισάγετε τη διεύθυνση email σας. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε ότι το email που στέλνετε και πληροί τις καθορισμένες προϋποθέσεις θα καταλήγει στα εισερχόμενά σας. Εάν δεν θέλετε η διεύθυνση email σας να εμφανίζεται δημόσια στα email που στέλνετε, ελέγξτε το Μετακινήστε ένα αντίγραφο στην καθορισμένη επιλογή φακέλου στο πρώτο βήμα, κάντε κλικ στο Καθορισμένος φάκελος συνδέστε και επιλέξτε τα εισερχόμενά σας.
BCC στα Εισερχόμενά σας
Η προσαρμογή της αλληλογραφίας σας για να ταιριάζει στις ανάγκες σας θα σας δώσει ένα τεράστιο πλεονέκτημα στην εργασία σας. Θα βεβαιωθείτε ότι τα εισερχόμενά σας είναι σωστά τακτοποιημένα και η καλή οργάνωση είναι απαραίτητη σε κάθε τομέα εργασίας. Φυσικά, ο Οδηγός κανόνων του Outlook έχει περισσότερες περιπτώσεις χρήσης από την απλή ρύθμιση ενός αυτόματου BCC. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να σχεδιάσετε προσεκτικά τα πράγματα και να βεβαιωθείτε ότι οι εξαιρέσεις και οι συνθήκες δεν αλληλεπικαλύπτονται και ότι περιλαμβάνουν τους σωστούς τύπους email.
Οι καλοφτιαγμένοι κανόνες αυτόματης BCC μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ στην ταξινόμηση των εισερχομένων σας. Ωστόσο, αν δεν το κάνετε καλά, μπορεί να πλημμυρίσετε τα εισερχόμενά σας, δημιουργώντας και ένα ακόμη μεγαλύτερο πρόβλημα από αυτό που βάλατε να λύσετε.
Χρησιμοποιείτε αυτόματο BCC στο Outlook; Πώς το έστησες; Ποιες εξαιρέσεις και προϋποθέσεις χρησιμοποιείτε και ποιους άλλους κανόνες δημιουργήσατε;