Πώς να προσθέσετε ετικέτες στο Asana

Το Asana είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα εργαλεία συνεργασίας στον κόσμο. Με εκατομμύρια πελάτες, είναι εξαιρετικό για κάθε λάτρη της παραγωγικότητας. Επιπλέον, έχει αρκετή ευελιξία και εργαλεία για να λειτουργεί καλά με μικρά έργα και εργασίες, καθώς και έργα μεγάλων εταιρειών. Η ομάδα Asana αναπτύσσει και κυκλοφορεί νέες δυνατότητες κάθε χρόνο για να παρέχει στους χρήστες χρήσιμες λειτουργίες διαχείρισης έργων, όπως το Timeline και η List View, για να αναφέρουμε μερικές.

Πώς να προσθέσετε ετικέτες στο Asana

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη χρήση ετικετών στο Asana. Θα περιγράψουμε επίσης τον τρόπο προσθήκης σχολίων, διαχείρισης επαναλαμβανόμενων εργασιών και προβολής όλων των ετικετών για να διασφαλίσουμε ότι τα έργα σας αντιμετωπίζονται έγκαιρα.

Πώς να προσθέσετε ετικέτες στο Asana

Οι ετικέτες είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που δίνει ένα επιπλέον επίπεδο ελέγχου σε οποιοδήποτε έργο ή εργασία. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθήσετε τις εξελίξεις του έργου σας ή να τα κατηγοριοποιήσετε ανάλογα. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε όλες τις ετικέτες για κάθε έργο και όταν κάνετε κλικ σε μια ετικέτα, μπορείτε να δείτε όλες τις εργασίες που σχετίζονται με αυτήν.

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια ετικέτα σε οποιαδήποτε εργασία Asana:

  1. Ανοίξτε το Asana.

  2. Πλοηγηθείτε στο έργο στο οποίο εργάζεστε.

  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία.

  4. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη ετικετών».

Εάν βιάζεστε και αναζητάτε συγκεκριμένες εργασίες, δοκιμάστε να πατήσετε τη συντόμευση "Tab + T" και θα δείτε αμέσως όλες τις ετικέτες που σχετίζονται με το έργο σας και θα βρείτε όλες τις σωστές πληροφορίες. Ένα άλλο εξαιρετικό χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείτε να προσθέσετε χρώμα στις ετικέτες σας και να τις αναγνωρίσετε ακόμα πιο γρήγορα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πράσινο για κάτι εγκεκριμένο ή κόκκινο εάν υπάρχει καθυστέρηση ή απροσδόκητο πρόβλημα.

Πώς να δείτε όλες τις ετικέτες στο Asana

Προς το παρόν, δεν είναι δυνατή η πρόσβαση σε όλες τις ετικέτες σας στο Asana. Ωστόσο, μπορείτε να δείτε τις πιο χρησιμοποιούμενες ετικέτες στην πλαϊνή γραμμή και να αναζητήσετε αυτές που χρειάζεστε ή χρησιμοποιήσατε πρόσφατα. Εάν ο οργανισμός σας έχει περισσότερες από εκατό ετικέτες, θα ήταν πιθανώς καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το API ή το API Explorer για να τις βρείτε. Θα χρειαστεί λίγος από τον χρόνο σας, καθώς αυτή δεν είναι μια αβίαστη διαδικασία, αλλά τελικά θα δείτε όλες τις ετικέτες σας.

Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε:

  1. Όταν κάνετε κλικ στην ετικέτα, θα δείτε όλες τις εργασίες που επισημαίνονται με αυτήν την ετικέτα.
  2. Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα της ετικέτας και να την μετονομάσετε όποτε είναι απαραίτητο.
  3. Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα της ετικέτας, θα δείτε πολλά από αυτά ως σύσταση.

Πώς να προσθέσετε μια επαναλαμβανόμενη εργασία στο Asana

Κάθε ομάδα πρέπει να έχει επαναλαμβανόμενες εργασίες, καθώς είναι ο καλύτερος τρόπος για να υπενθυμίσει σε όλους τι πρέπει να γίνει. Στο Asana, οι επαναλαμβανόμενες εργασίες αντιγράφονται σε μια νέα εργασία με διαφορετική ημερομηνία λήξης κάθε φορά που τελειώνετε την προηγούμενη. Λάβετε υπόψη ότι εάν αποφασίσετε να ορίσετε μια μεγάλη εργασία για επανάληψη, μην το κάνετε με μικρές δευτερεύουσες εργασίες που επισυνάπτονται, καθώς θα αρχίσουν να αντιγράφονται και θα έχετε πάρα πολλές από αυτές στο ημερολόγιό σας.

Δείτε πώς μπορείτε να μετατρέψετε οποιαδήποτε εργασία σε επαναλαμβανόμενη:

  1. Ανοίξτε την εργασία στο Asana.

  2. Πατήστε στην ενότητα "Ημερομηνία λήξης".

  3. Κάτω από το ημερολόγιο, θα παρατηρήσετε "Set to Repeat Option".

  4. Κάντε κλικ σε αυτό και κάντε κλικ στο "Τέλος".

Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε πόσο συχνά θέλετε να εμφανίζεται η επαναλαμβανόμενη εργασία σας, είτε επαναλαμβάνεται εβδομαδιαία, μηνιαία ή ένα συγκεκριμένο διάστημα. Όλες αυτές οι επιλογές βρίσκονται στην ενότητα "Ημερομηνία λήξης" για να καθορίσετε την ώρα και την ημερομηνία για κάθε επαναλαμβανόμενη εργασία.

Όταν θέλετε η εργασία σας να επαναλαμβάνεται κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, θα πρέπει να επιλέξετε μια επιλογή "Εβδομαδιαία" και να σημειώσετε τις ημέρες. Εάν θέλετε η εργασία να επαναλαμβάνεται ανά τρίμηνο, ρυθμίστε την να επαναλαμβάνεται "Μηνιαία" και κάντε την να επαναλαμβάνεται κάθε τρεις μήνες. Εάν πρόκειται για μια εργασία που θα πρέπει να κάνετε δύο φορές το χρόνο, χρησιμοποιήστε την επιλογή "Μηνιαία" και επιλέξτε επανάληψη έξι μηνών. Όταν θέλετε να καταργήσετε την εργασία, επιλέξτε "Ποτέ" στην ενότητα επανάληψης και η εργασία θα σταματήσει να επαναλαμβάνεται.

Πώς να προσθέσετε μια νέα ετικέτα στο Asana

Οι ετικέτες είναι απαραίτητες για κάθε έργο ή ενεργή εργασία στο Asana. Ονομάζουν τις εργασίες, ενώ επιτρέπουν σε όλους να παρακολουθούν την πρόοδό τους. Δύο βασικά στοιχεία κάθε ετικέτας είναι η λέξη-κλειδί και το χρώμα.

Μια λέξη-κλειδί μπορεί να σας βοηθήσει να κατηγοριοποιήσετε όλες τις εργασίες σας και να σας δώσει λέξεις αναζήτησης που μπορείτε να πληκτρολογήσετε όποτε θέλετε να βρείτε συγκεκριμένες εργασίες. Όσον αφορά το χρώμα, μπορεί να λειτουργήσει ως οπτικό στοιχείο αναζήτησης. Η χρήση ετικετών είναι εύκολη όταν η ομάδα σας τις έχει ήδη δημιουργήσει. Ωστόσο, όταν πρέπει να ξεκινήσετε από το μηδέν, τότε τα πράγματα μπορεί να γίνουν ελαφρώς πιο περίπλοκα, καθώς θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πλήρες σύστημα.

Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα:

  1. Ανοίξτε μια εργασία ή ένα έργο.

  2. Δίπλα στην υπάρχουσα ετικέτα, θα δείτε ένα σύμβολο "+".

  3. Πληκτρολογήστε το όνομα της νέας ετικέτας.

  4. Πατήστε σε αυτό και στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού, θα δείτε "Δημιουργία ετικέτας για (πληκτρολογημένο όνομα ετικέτας)"

Κάθε φορά που ξεκινάτε να πληκτρολογείτε μια νέα ετικέτα, θα παρατηρήσετε ότι θα λάβετε όλα τα παρόμοια ονόματα ετικετών. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε πολύ χρόνο προσπαθώντας να εντοπίσετε ένα συγκεκριμένο. Εάν δημιουργήσατε μια νέα ετικέτα και καταλάβατε ότι έχει τυπογραφικό λάθος, μπορείτε να τη διαγράψετε γρήγορα και να δημιουργήσετε μια διορθωμένη. Δείτε πώς μπορείτε να διαγράψετε μια ετικέτα:

  1. Ανοίξτε την εργασία σας στο Asana.
  2. Πατήστε στο εικονίδιο βέλους δίπλα στο όνομα του έργου.

  3. Πατήστε «Διαγραφή ετικέτας».

Όταν διαγράφετε μια ετικέτα, όλοι οι ακόλουθοι της ετικέτας θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τους ενημερώσουν σχετικά με τη διαγραφή. Εάν διαγράψατε μια ετικέτα κατά λάθος με ένα αναγνωριστικό ετικέτας, μπορείτε να την επαναφέρετε αφού επικοινωνήσετε με την ομάδα Asana. Από ένα αναπτυσσόμενο μενού, μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τη διεύθυνση URL μιας ετικέτας, να τη συγχρονίσετε με το ημερολόγιό σας και να προσθέσετε χρώμα για να διασφαλίσετε ότι όλοι θα το προσέξουν αμέσως μόλις ανοίξουν την εργασία.

Πώς να προσθέσετε σχόλια στο Asana

Ένα από τα νέα χαρακτηριστικά που έχει εισαγάγει η Asana είναι τα σχόλια. Μπορούν να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την εργασία, ενώ επιτρέπουν στους συνεργάτες να κάνουν ερωτήσεις και να βλέπουν τις αντιδράσεις όλων. Επιπλέον, αυτή η μέθοδος επικοινωνίας επιτρέπει σε όλους να λαμβάνουν άμεσες απαντήσεις.

Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο, φέρτε τον κέρσορα στο πεδίο σχολίων και πληκτρολογήστε τον. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο "Σχόλιο" και όλοι θα μπορούν να το δουν.

Εάν γράψετε το σχόλιό σας και ξεχάσετε να το δημοσιεύσετε, γίνεται αυτόματα προσχέδιο για να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε κάποια άλλη φορά. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή "Tab + C" για να ξεκινήσετε γρήγορα να πληκτρολογείτε το σχόλιό σας.

Πώς να μετονομάσετε μια ετικέτα στο Asana

Όταν χρησιμοποιείτε πολλές ετικέτες, όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα κατά την ονομασία τους. Γι' αυτό ίσως χρειαστεί να μετονομάσετε μερικά από αυτά μερικές φορές μέχρι να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για τις ομάδες σας. Εάν χρειάζεται να μετονομάσετε μια νέα ετικέτα για κάποιο λόγο, πρέπει να κάνετε τα εξής:

  1. Ανοίξτε το Asana.

  2. Μεταβείτε στην εργασία και κάντε κλικ στο εικονίδιο της ετικέτας.
  3. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο όνομα του έργου.

  4. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε «Μετονομασία ετικέτας».

Προσπαθήστε να αποφύγετε τη δημιουργία διπλότυπων ετικετών, καθώς κάθε ομάδα έχει τον δικό της μοναδικό τρόπο να χρησιμοποιεί ετικέτες και να τις ονομάζει. Μερικές φορές, θα παρατηρήσετε ότι οι ετικέτες έχουν παρόμοια ονόματα, αλλά χρησιμοποιούν διαφορετικά χρώματα, γι' αυτό πρέπει να φροντίσετε να μην μετονομάσετε έναν τέλεια λειτουργικό τίτλο.

Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος χρήσης ετικετών στο Asana;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι χρήσης ετικετών στο Asana. Ένα από τα καλύτερα για πολλούς χρήστες είναι η οργάνωση ενός ημερολογίου εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να παρακολουθείτε κάθε εργασία για μια εβδομάδα ή έναν μήνα. Και ακολουθώντας τα χρώματα, μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει με το έργο. Είναι ένας φανταστικός τρόπος για να εργαστείτε με οποιοδήποτε είδος διαχείρισης περιεχομένου και θα αποδείξει τη χρησιμότητά του όταν πρόκειται για έργα που έχουν πολλές μικρές εργασίες.

Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος χρήσης ετικετών στο Asana είναι να προσδιορίσετε τις προτεραιότητες και τα παραδοτέα σας. Χωρίς λεπτομερή ταξινόμηση, όλες οι εργασίες θα φαίνονται εξίσου σημαντικές και οι σημαντικές δεν θα έχουν προτεραιότητα. Χρησιμοποιώντας ετικέτες, μπορείτε να συνδέσετε κάθε εργασία με το βασικό παραδοτέο της, έτσι ώστε ολόκληρη η ομάδα να γνωρίζει τι είναι επείγον και τι όχι.

Για κάθε ομάδα που ασχολείται με το ανεκτέλεστο προϊόν, είναι επιτακτική ανάγκη να υπάρχει ένα σύστημα όπου κάθε αναφορά, αίτημα ή εργασία έχει μια συγκεκριμένη έγχρωμη ετικέτα. Χωρίς αυτό, τα έργα μπορεί γρήγορα να γίνουν ακατάστατα και θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να τακτοποιήσετε τα πράγματα.

Είναι οι ετικέτες και τα προσαρμοσμένα πεδία τα ίδια;

Όχι, καθώς χρησιμοποιούνται για διαφορετικούς σκοπούς σε ένα έργο ή μια εργασία. Οι ετικέτες προορίζονται για τη σήμανση των συναρτήσεων και την ομαδοποίησή τους ανάλογα με τη σημασία ή μέρος του έργου.

Τα προσαρμοσμένα πεδία χρησιμοποιούνται όταν τα δεδομένα πρέπει να κοινοποιηθούν μεταξύ ατόμων που εργάζονται στο ίδιο έργο ή όταν χρειάζεται να παρακολουθήσετε μεμονωμένες πληροφορίες για έναν αριθμό έργων.

Tag, και αυτό είναι!

Το Asana είναι μια χρήσιμη εφαρμογή διαχείρισης παραγωγικότητας που έχει αναπτύξει πολλά εργαλεία για να βελτιώσει τον τρόπο εργασίας των ομάδων. Χρησιμοποιώντας ετικέτες και σχόλια, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλοι κάνουν ό,τι καλύτερο μπορούν για να κάνουν το προϊόν σας επιτυχημένο ενώ εξακολουθείτε να έχετε τον έλεγχο. Εκεί οι ετικέτες αποδεικνύονται πιο χρήσιμες.

Τώρα που γνωρίζετε περισσότερα σχετικά με το πώς λειτουργούν οι ετικέτες και πώς να τις προσθέσετε στα έργα σας, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Asana στο έπακρο. Ποια είναι η εμπειρία σας από τη χρήση ετικετών; Έχετε δημιουργήσει ποτέ ένα νέο;

Πείτε μας περισσότερα στα σχόλια παρακάτω.