Οι εφαρμογές διαχείρισης ομάδας είναι εξαιρετικές για να κρατούν όλους στην ομάδα στην ίδια σελίδα όσον αφορά την οργάνωση. Με το Asana, οι διαχειριστές μπορούν να κατανέμουν αποτελεσματικά τις εργασίες και να προσθέτουν μέλη Guest για να υποστηρίζουν ομάδες για να παρέχουν επιπλέον εργατικό δυναμικό για τα σημαντικά έργα τους.
Είτε είστε επικεφαλής μιας ομάδας είτε είστε απλώς μέλος, θα σας πούμε τα πάντα σχετικά με την εξοικείωση με τη διαχείριση έργων και τον τρόπο προσθήκης προσκεκλημένων στον οργανισμό ή την ομάδα σας στο Asana. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα.
Πώς να προσθέσετε επισκέπτες στο Asana
Το Asana επιτρέπει στις εταιρείες να προσθέτουν νέα μέλη, ακόμα κι αν δεν διαθέτουν τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη για να προσθέσετε νέους συνεργάτες σε συγκεκριμένες εργασίες ή να προσθέσετε πελάτες για να παρακολουθούν την πρόοδό σας. Η κατάσταση επισκέπτη επιτρέπει σε οποιονδήποτε χωρίς email με τομέα οργανισμού να γίνει Επισκέπτης Οργανισμού.
Οι διαχειριστές οργανισμών στο Asana είναι τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να προσκαλούν και να προσθέτουν Προσκεκλημένους. Μπορούν να αποφασίσουν ποιος μπορεί να προσθέσει νέα μέλη επιλέγοντας εάν μόνο οι διαχειριστές, τα μέλη του οργανισμού ή όλοι μπορούν να προσκαλούν νέα άτομα στην ομάδα.
Δείτε πώς μπορείτε να προσκαλέσετε επισκέπτες από την Κονσόλα διαχειριστή:
- Ανοίξτε το Asana και κάντε κλικ στο κουμπί "Μέλη" στην επάνω δεξιά γωνία.
- Πατήστε το κουμπί «Πρόσκληση μελών».
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε το έργο στο οποίο θέλετε να τους αναθέσετε.
- Επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο "Αποστολή".
Ακολουθούν τα βήματα για να προσκαλέσετε κάποιον να συμμετάσχει σε ένα έργο:
- Ανοίξτε το Asana και το έργο όπου θέλετε να προσκαλέσετε νέους επισκέπτες.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Μέλη" και θα ανοίξει ένα παράθυρο "Κοινή χρήση έργου".
- Μπορείτε να προσκαλέσετε νέα μέλη της ομάδας ή Προσκεκλημένους πληκτρολογώντας το όνομά τους ή τη διεύθυνση email τους.
Πώς να προσκαλέσετε άτομα στον οργανισμό σας
Ο ευκολότερος τρόπος για να προσκαλέσετε νέα μέλη ή επισκέπτες στα έργα σας είναι να τους στείλετε έναν σύνδεσμο πρόσκλησης με δυνατότητα κοινής χρήσης. Οι χρήστες του Asana μπορούν να μοιραστούν αυτούς τους συνδέσμους σε πολλά κανάλια όπως το Slack, το Microsoft Teams, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ακόμα και μέσω μηνύματος κειμένου. Οι σύνδεσμοι με δυνατότητα κοινής χρήσης είναι εξαιρετικοί για την πρόσκληση νέων μελών και το email είναι καλύτερο για τους επισκέπτες.
Αν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον σε ένα έργο, πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Asana.
- Στην αριστερή πλαϊνή γραμμή, βρείτε το έργο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Κοινή χρήση» που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία.
- Επιλέξτε εάν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον μέσω email ή μέσω συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης.
- Αντιγράψτε τον σύνδεσμο για να μοιραστείτε το έργο.
Εάν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον στην ομάδα, δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:
- Ανοίξτε το Asana.
- Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας σας.
- Πατήστε στο κουμπί «Πρόσκληση».
- Στο αναδυόμενο παράθυρο, αποφασίστε εάν θέλετε να προσκαλέσετε μέλη χρησιμοποιώντας email ή σύνδεσμο.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Μπορείτε να κρατήσετε ιδιωτικά έργα και εργασίες στο Asana;
Ναι, έχετε τον πλήρη έλεγχο όλων των έργων σας στο Asana και μπορείτε να αποφασίσετε την κατάστασή τους. Τα στοιχεία ελέγχου αδειών σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε κάθε πληροφορία και την ορατότητά της στα μέλη του Οργανισμού. Κάθε άτομο μπορεί να καθορίσει αν θέλει να μοιραστεί κάτι μόνο με την ομάδα και τους συνεργάτες του ή με όλους τους άλλους στον Οργανισμό.
Εάν οι εργασίες αποτελούν μέρος ενός ιδιωτικού έργου, η ορατότητά τους περιορίζεται μόνο σε συνεργάτες που εργάζονται απευθείας στο έργο και στα καθήκοντά του. Κάθε συνεργάτης μπορεί να δει την εργασία ή τις δευτερεύουσες εργασίες του, αλλά δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στις εργασίες άλλων ατόμων, ακόμα κι αν βρίσκονται στον ίδιο Οργανισμό.
Μερικές φορές, όταν θέλετε συγκεκριμένες πληροφορίες να παραμείνουν ανάμεσα σε λίγα μέλη της ομάδας, μπορείτε να επισημάνετε αυτά τα έργα ως Ιδιωτικά ή ακόμη και μόνο για σχόλια. Μόλις ορίσετε τις εργασίες σας να είναι δημόσιες, γίνονται διαθέσιμες σε όλους από τον οργανισμό ή την ομάδα σας.
Όταν αποφασίσετε να αλλάξετε το απόρρητο του έργου σας, αυτό πρέπει να κάνετε:
• Κάντε κλικ στο «+» στην επάνω δεξιά γωνία.
• Εκεί, θα δείτε όλα τα μέλη και τους προσκεκλημένους στην ομάδα σας και από πάνω, θα δείτε την ένδειξη "Κάντε απόρρητο".
• Μόλις κάνετε κλικ στο «Κάντε ιδιωτικό», το έργο σας γίνεται διαθέσιμο μόνο στα μέλη της ομάδας.
Εναλλακτικά, εάν θέλετε να αλλάξετε την κατάσταση μιας εργασίας σε ιδιωτική, πρέπει να κάνετε τα εξής:
• Ανοίξτε μια εργασία στο Asana.
• Κάντε κλικ στο "Make Private" στην επάνω δεξιά γωνία.
• Με αυτόν τον τρόπο, η εργασία είναι ιδιωτική για να την δείτε μόνο εσείς και άλλοι συνεργάτες.
• Καταργήστε όλους τους συνεργάτες στο κάτω μέρος της σελίδας εάν θέλετε να είναι ιδιωτική αυτή η εργασία.
Μπορείτε να προσθέσετε μέλη και επισκέπτες στο ίδιο έργο;
Πράγματι, μπορείτε να προσθέσετε Μέλη και Προσκεκλημένους στο ίδιο έργο. Μόλις βρεθούν στην ίδια ομάδα, θα μπορούν να δουν ο ένας τα ονόματα του άλλου και να αλληλεπιδράσουν περισσότερο. Εάν δύο Προσκεκλημένοι βλέπουν ο ένας τον άλλον αυτήν τη στιγμή ως "Ιδιωτικός χρήστης", αυτό σημαίνει ότι δεν εργάζονται στο ίδιο έργο ή δεν ανήκουν στην ίδια ομάδα. Μόλις ανατεθούν στο ίδιο έργο, τα ονόματά τους γίνονται ορατά.
Τα μέλη επιτρέπεται να προσκαλούν Προσκεκλημένους στον Οργανισμό, αλλά οι Διαχειριστές είναι αυτοί που λαμβάνουν τις τελικές αποφάσεις. Φυσικά, ένα Μέλος μπορεί να προσθέσει επισκέπτες μόνο σε έργα στα οποία εργάζεται και ο Διαχειριστής μπορεί να τους προσθέσει σε όλα τα ενεργά έργα, καθώς και σε κρυφά.
Μπορείτε να έχετε πολλούς ανάδοχους στο Asana;
Προς το παρόν, δεν είναι δυνατό να έχετε πολλούς ανάδοχους στο Asana. Μόνο ένα άτομο μπορεί να ανατεθεί σε μία εργασία καθώς είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωσή της.
Ένας τρόπος για να μοιραστείτε μια εργασία μεταξύ διαφορετικών ατόμων είναι να προσθέσετε μία ή περισσότερες δευτερεύουσες εργασίες, όπου μπορείτε εύκολα να επαναφέρετε περισσότερους συνεργάτες. Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Εκχώρηση αντιγράφων" και να έχετε περισσότερα άτομα να εργάζονται στα αντίγραφα της ίδιας εργασίας.
Ενσωματώνεται το Asana με ομάδες;
Η Asana και η Microsoft Teams δημιούργησαν από κοινού ένα επιτυχημένο εργαλείο διαχείρισης ομάδας. Χρησιμοποιώντας το Asana για Microsoft Teams, οι ομάδες μπορούν να συνεργαστούν πιο αποτελεσματικά. Σε αυτήν την ενσωμάτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Teams για να μιλήσετε με συνεργάτες και το Asana για να διανείμετε εργασίες.
Δείτε τι σας επιτρέπει να κάνετε η ενοποίηση:
• Ακολουθήστε εργασίες, έργα και ενημερώσεις της Asana στο Teams.
• Χρησιμοποιήστε τις ομάδες για αναζήτηση έργων στο Asana.
• Δημιουργήστε προσαρμοσμένες ειδοποιήσεις που λειτουργούν και στις δύο πλατφόρμες.
• Προσαρμόστε όλες τις προτιμήσεις ειδοποιήσεων.
• Χρησιμοποιήστε όλα τα αρχεία του Microsoft Office και επισυνάψτε τα σε έργα και εργασίες Asana.
• Χρησιμοποιήστε το OneDrive για να αποθηκεύσετε όλα τα σημαντικά δεδομένα για εργασίες και έργα Asana.
Τι μπορούν να κάνουν οι επισκέπτες στο Asana;
Οι επισκέπτες δεν μπορούν να έχουν το ίδιο επίπεδο πρόσβασης με τα μέλη του οργανισμού. Επιπλέον, θα μπορούν να βλέπουν μόνο τις πληροφορίες ή τα αρχεία που μοιράζονται ειδικά μαζί τους ή σε μια ομάδα στην οποία ανήκουν. Οι επισκέπτες μπορούν να δουν εργασίες, έργα και δημόσια έργα που έχουν μοιραστεί μαζί τους, αλλά δεν έχουν άδεια επεξεργασίας τους.
Οι λειτουργίες επί πληρωμή είναι διαθέσιμες, αλλά όταν πρόκειται για τη δημιουργία, την επεξεργασία ή ακόμα και τη διαγραφή Προσαρμοσμένων Πεδίων, αυτό θα είναι αδύνατο εάν είστε επισκέπτης στο Asana.
Δείτε ποια πρόσβαση έχουν οι επισκέπτες:
• Οι επισκέπτες δεν μπορούν να γίνουν μέλη της ομάδας
• Οι επισκέπτες δεν μπορούν να γίνουν μέλη ομάδας χωρίς να αλλάξουν τη διεύθυνση email τους
• Οι επισκέπτες δεν μπορούν να περιηγηθούν σε άλλες ομάδες ή να αποκτήσουν πρόσβαση σε διαφορετικές ομάδες εντός του οργανισμού
Τι σημαίνει να είσαι επισκέπτης σε έναν οργανισμό;
Οι επισκέπτες είναι χρήστες που δεν έχουν επίσημο λογαριασμό email από την εταιρεία. Λαμβάνουν μια πρόσκληση να βοηθήσουν την ομάδα με ένα ή περισσότερα έργα στο χέρι. Με την κατάσταση Επισκέπτης, μπορείτε να επικοινωνείτε με πελάτες, πελάτες ή οποιονδήποτε άλλον που εργάζεται στο έργο. Ωστόσο, μέσα στον Οργανισμό, μπορείτε να δείτε μόνο όσα έχουν μοιραστεί οι άλλοι μαζί σας.
Στο Asana, οι επισκέπτες μπορούν να προσθέσουν ή να επεξεργαστούν τιμές μέσα στο έργο ή την εργασία, αλλά δεν μπορούν να τις διαγράψουν ή να δημιουργήσουν νέες. Επιπλέον, έχουν πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες premium που τους επιτρέπετε να χρησιμοποιούν, εκτός από τη διαχείριση προσαρμοσμένων πεδίων.
Μπορούν οι επισκέπτες να δουν ο ένας τον άλλον;
Οι επισκέπτες μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον μόνο εάν εργάζονται μαζί σε τουλάχιστον ένα έργο. Διαφορετικά, θα βλέπουν τους άλλους ως "Ιδιωτικούς χρήστες". Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός διασφαλίζει ότι δεν μπορούν να δουν τα ονόματά τους εκτός και αν εργάζονται σε κάτι μαζί.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ επισκέπτη και μέλους περιορισμένης πρόσβασης;
Οι επισκέπτες και τα μέλη περιορισμένης πρόσβασης (LAM) βρίσκονται και οι δύο στο κάτω μέρος της εταιρικής κλίμακας. Στην ουσία, τα LAM είναι ήδη μέρος του οργανισμού, ενώ οι Guests είναι προσωρινά μέλη της ομάδας. Φυσικά, αν κάποιος Guest δείξει ταλέντο και ικανοποιητικά αποτελέσματα, μπορεί να γίνει LAM ή ακόμα και Μέλος.
Ενώ οι επισκέπτες δεν μοιράζονται τον τομέα της εταιρείας και δεν υπολογίζονται στο σχέδιο Asana, τα LAM έχουν μια διεύθυνση email εταιρείας και έναν αριθμό θέσεων σε μια εταιρεία. Η κατάσταση επισκέπτη υπάρχει μόνο σε Οργανισμούς και LAM που αποτελούν μέρος τόσο των οργανισμών όσο και των χώρων εργασίας στο Asana.
Μείνετε πάντα σε καλό δρόμο
Ο χειρισμός των ομάδων δεν είναι εύκολη υπόθεση, αλλά εργαλεία όπως το Asana μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας και να δημιουργήσετε λειτουργικές ομάδες που αποδίδουν στην ώρα τους. Εξοπλισμένο με μια συγκεκριμένη εργαλειοθήκη που επιτρέπει στους διαχειριστές να προσθέτουν μέλη, επισκέπτες και να ανανεώνουν μέλη της ομάδας με λίγα κλικ, είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για κάθε επαγγελματική εταιρεία.
Ας ελπίσουμε ότι σας βοηθήσαμε να κατανοήσετε πώς λειτουργεί το Asana και πώς να το αξιοποιήσετε στο έπακρο. Επιπλέον, τώρα ξέρετε πώς να προσθέτετε επισκέπτες στην ομάδα σας και να διαχειρίζεστε την προβολή όλων των έργων σας.
Σας αρέσει να χρησιμοποιείτε το Asana; Το έχετε χρησιμοποιήσει με το Microsoft Teams;
Πείτε μας περισσότερα για αυτό στην παρακάτω ενότητα σχολίων.