Το SharePoint Online είναι μια δημοφιλής πλατφόρμα συνεργασίας που χρησιμοποιείται από περισσότερους από 200 εκατομμύρια χρήστες. Σκοπός του είναι ουσιαστικά η διαχείριση ψηφιοποιημένων εγγράφων. Η δυνατότητα της ομάδας SharePoint παρέχει στους διαχειριστές μια συντόμευση για την παραχώρηση σε πολλούς χρήστες τα ίδια επίπεδα άδειας σε περιεχόμενο και ιστότοπους. Εάν θέλετε να μάθετε πώς να προσθέτετε χρήστες σε μια ομάδα SharePoint, έχουμε περιγράψει τα βήματα σε αυτό το άρθρο.
Συζητάμε επίσης τον τρόπο προσθήκης εξωτερικών μελών σε μια ομάδα, τον τρόπο αντιμετώπισης προβλημάτων – εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την προσθήκη εξωτερικών μελών. Επιπλέον, θα καλύψουμε ορισμένες άλλες συμβουλές διαχείρισης ομάδας για τη χρήση του SharePoint Online μέσω Windows και macOS.
Πώς να προσθέσετε μέλη ομάδας στο SharePoint;
Τα ακόλουθα βήματα απαιτούν δικαιώματα δημιουργίας και διαχείρισης ομάδας. Για να προσθέσετε μέλη σε μια ομάδα χρησιμοποιώντας Windows 10:
- Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
- Κάντε κλικ στο «Κοινή χρήση».
- Εναλλακτικά, εάν η επιλογή "Μέλη" είναι ορατή, επιλέξτε την και στη συνέχεια "Προσθήκη μελών".
- Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις email των χρηστών που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα στο πεδίο κειμένου "Εισαγάγετε ονόματα, διευθύνσεις email ή Όλοι".
- Τα ονόματα θα εμφανιστούν στο πλαίσιο επιβεβαίωσης παρακάτω. κάντε κλικ σε έναν χρήστη για προσθήκη στο πλαίσιο.
- Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 μέχρι να προστεθούν όλοι οι χρήστες που θέλετε να προσθέσετε.
- Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μια σημείωση με την πρόσκληση, επιλέξτε «Συμπερίληψη προσωπικού μηνύματος με αυτήν την πρόσκληση».
- Στη συνέχεια επιλέξτε «Κοινή χρήση».
Για να προσθέσετε μέλη σε μια ομάδα χρησιμοποιώντας macOS:
- Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
- Κάντε κλικ στο «Κοινή χρήση».
- Εναλλακτικά, εάν η επιλογή "Μέλη" είναι ορατή, επιλέξτε την και στη συνέχεια "Προσθήκη μελών".
- Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα στο πεδίο κειμένου "Εισαγάγετε ονόματα, διευθύνσεις email ή Όλοι".
- Τα ονόματα θα εμφανιστούν στο πλαίσιο επιβεβαίωσης παρακάτω. κάντε κλικ σε έναν χρήστη για προσθήκη στο πλαίσιο.
- Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 μέχρι να προστεθούν όλοι οι χρήστες που θέλετε να προσθέσετε.
- Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μια σημείωση με την πρόσκληση, επιλέξτε «Συμπερίληψη προσωπικού μηνύματος με αυτήν την πρόσκληση».
- Στη συνέχεια επιλέξτε «Κοινή χρήση».
Πώς να αφαιρέσετε μέλη ομάδας στο SharePoint;
Για να αφαιρέσετε μέλη ομάδας μέσω των Windows 10:
- Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
- Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» > «Ρυθμίσεις τοποθεσίας».
- Επιλέξτε την επιλογή "Πληροφορίες ιστότοπου" εάν είναι διαθέσιμη αντί για "Ρυθμίσεις ιστότοπου".
- Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων ιστότοπου".
- Από την ενότητα "Χρήστες και δικαιώματα" στη σελίδα "Ρυθμίσεις ιστότοπου", επιλέξτε "Άτομα και ομάδες".
- Από την "Γρήγορη εκκίνηση", κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας από την οποία θέλετε να αφαιρέσετε τους χρήστες.
- Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα μέλη που θέλετε να καταργήσετε.
- Στη συνέχεια, πατήστε «Ενέργειες» > «Κατάργηση χρηστών από την ομάδα».
- Στη συνέχεια, "OK" για επιβεβαίωση.
Για να αφαιρέσετε μέλη ομάδας μέσω macOS:
- Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
- Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» > «Ρυθμίσεις τοποθεσίας».
- Επιλέξτε την επιλογή "Πληροφορίες ιστότοπου" εάν είναι διαθέσιμη αντί για "Ρυθμίσεις ιστότοπου".
- Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων ιστότοπου".
- Από την ενότητα "Χρήστες και δικαιώματα" στη σελίδα "Ρυθμίσεις ιστότοπου", επιλέξτε "Άτομα και ομάδες".
- Από την "Γρήγορη εκκίνηση", κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας από την οποία θέλετε να αφαιρέσετε τους χρήστες.
- Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα μέλη που θέλετε να καταργήσετε.
- Στη συνέχεια, πατήστε «Ενέργειες» > «Κατάργηση χρηστών από την ομάδα».
- Στη συνέχεια, "OK" για επιβεβαίωση.
Πώς να αλλάξετε τα δικαιώματα ομάδας στο SharePoint;
Για να αλλάξετε τα δικαιώματα για μια ομάδα μέσω των Windows 10:
- Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
- Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» > «Ρυθμίσεις τοποθεσίας».
- Επιλέξτε "Πληροφορίες τοποθεσίας" εάν είναι διαθέσιμες αντί για "Ρυθμίσεις ιστότοπου".
- Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων ιστότοπου".
- Από την ενότητα "Χρήστες και δικαιώματα" στη σελίδα "Ρυθμίσεις ιστότοπου", επιλέξτε "Δικαιώματα ιστότοπου".
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για την ομάδα την άδεια της οποίας θέλετε να αλλάξετε.
- Από την καρτέλα "Δικαιώματα", επιλέξτε "Επεξεργασία δικαιωμάτων χρήστη".
- Επιλέξτε τα απαραίτητα πλαίσια ελέγχου για το νέο επίπεδο άδειας.
Για να αλλάξετε τα δικαιώματα για μια ομάδα μέσω macOS:
- Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
- Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» > «Ρυθμίσεις τοποθεσίας».
- Επιλέξτε "Πληροφορίες τοποθεσίας" εάν είναι διαθέσιμες αντί για "Ρυθμίσεις ιστότοπου".
- Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων ιστότοπου".
- Από την ενότητα "Χρήστες και δικαιώματα" στη σελίδα "Ρυθμίσεις ιστότοπου", επιλέξτε "Δικαιώματα ιστότοπου".
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για την ομάδα την άδεια της οποίας θέλετε να αλλάξετε.
- Από την καρτέλα "Δικαιώματα", επιλέξτε "Επεξεργασία δικαιωμάτων χρήστη".
- Επιλέξτε τα απαραίτητα πλαίσια ελέγχου για το νέο επίπεδο άδειας.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια ομάδα στο SharePoint;
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα SharePoint μέσω επιφάνειας εργασίας:
1. Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
2. Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» > «Δικαιώματα τοποθεσίας».
3. Επιλέξτε "Προηγμένες ρυθμίσεις αδειών".
4. Επιλέξτε «Δημιουργία ομάδας» από την καρτέλα «Δικαιώματα».
5. Στα πεδία κειμένου "Όνομα" και "Σχετικά με εμένα", εισαγάγετε το όνομα και την περιγραφή για την ομάδα του SharePoint.
6. Δηλώστε έναν μεμονωμένο κάτοχο αυτής της ομάδας ασφαλείας στο πεδίο κειμένου "Ιδιοκτήτης".
7. Καθορίστε ποιος μπορεί να προβάλει και να επεξεργαστεί τα στοιχεία ιδιότητας μέλους της ομάδας από την ενότητα "Ρυθμίσεις ομάδας".
8. Από τα "Αιτήματα Μέλους", επιλέξτε τις ρυθμίσεις για αιτήματα αποχώρησης ή συμμετοχής στην ομάδα. μπορείτε να καθορίσετε τη διεύθυνση email για τα αιτήματα.
9. Επιλέξτε ένα επίπεδο άδειας από την ενότητα "Δώστε δικαιώματα ομάδας σε αυτόν τον ιστότοπο".
10. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Δημιουργία».
Πώς μπορώ να διαγράψω μια ομάδα SharePoint;
1. Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
2. Επιλέξτε το εικονίδιο με το γρανάζι «Ρυθμίσεις» και μετά «Ρυθμίσεις τοποθεσίας». Επιλέξτε «Πληροφορίες τοποθεσίας» εάν δεν εμφανίζεται το «Ρυθμίσεις τοποθεσίας».
3. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Προβολή όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας». Σε ορισμένες σελίδες, ίσως χρειαστεί να επιλέξετε «Περιεχόμενα ιστότοπου» > «Ρυθμίσεις ιστότοπου».
4. Στην ενότητα "Χρήστες και δικαιώματα" επιλέξτε "Άτομα και ομάδες".
5. Τώρα επιλέξτε το όνομα της ομάδας SharePoint που θέλετε να διαγράψετε.
6. Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» > «Ρυθμίσεις ομάδας».
7. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος της σελίδας για να επιλέξετε «Διαγραφή».
8. Στη συνέχεια, "OK" στο παράθυρο επιβεβαίωσης.
Πώς μπορώ να προσθέσω εξωτερικά μέλη σε μια ομάδα SharePoint;
1. Εκκινήστε το SharePoint Online και μετά αποκτήστε πρόσβαση στο έργο ή τον ιστότοπό σας.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί «Κοινή χρήση» από την επάνω δεξιά γωνία.
3. Από το αναδυόμενο παράθυρο, μέσω της προεπιλεγμένης καρτέλας «Πρόσκληση ατόμων», πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις email των χρηστών που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα. βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή πρόσκλησης μέσω email" είναι ενεργοποιημένο.
4. Για να βεβαιωθείτε ότι τα εξωτερικά μέλη σας δεν έχουν πλήρη δικαιώματα, ελέγξτε ξανά ποια ομάδα και τα επίπεδα αδειών εκχωρούνται. Από προεπιλογή, το SharePoint ορίζει την ομάδα "Μέλη" με δικαιώματα "Συμβολή".
5. Μόλις ολοκληρωθεί, πατήστε το κουμπί «Κοινή χρήση».
Γιατί δεν μπορώ να προσθέσω μέλη σε μια ομάδα στο SharePoint;
Εάν λαμβάνετε μηνύματα σφάλματος όταν προσπαθείτε να προσθέσετε εξωτερικούς χρήστες σε μια ομάδα ή τα δικαιώματα για τον χρήστη δεν λειτουργούν όπως αναμένεται, δοκιμάστε τα εξής:
Δοκιμάστε να εκκαθαρίσετε την προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησης Ιστού
Μια προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησης που αποθηκεύει εσφαλμένα δεδομένα μπορεί να έρχεται σε διένεξη με το SharePoint Online και να προκαλεί σφάλματα. Για να διαγράψετε την προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησης ιστού του Chrome:
1. Εκκινήστε το Chrome και κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού με τις τρεις κουκκίδες και στη συνέχεια «Ρυθμίσεις».
2. Εισαγάγετε "Cache" στη γραμμή αναζήτησης.
3. Επιλέξτε «Διαγραφή δεδομένων περιήγησης».
4. Από τη βασική καρτέλα, ενεργοποιήστε τις "Εικόνες και αρχεία στην κρυφή μνήμη" και "Cookies και άλλα δεδομένα ιστότοπου"
5. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί «Διαγραφή δεδομένων».
Δοκιμάστε να επιτρέψετε την πρόσβαση Εξωτερικού Τύπου Περιεχομένου σε όλους/Όλους τους χρήστες
Για να επιτρέψετε την πρόσβαση εξωτερικών τύπων περιεχομένου σε όλους ή σε όλους τους χρήστες, κάντε τα εξής:
1. Εκκινήστε το SharePoint Online και μεταβείτε στο "Κέντρο διαχείρισης του SharePoint".
2. Επιλέξτε "ασφαλές κατάστημα".
3. Κάντε κλικ στο "Target Application ID" και μετά στο "Edit".
4. Από την ενότητα "Μέλη", συμπεριλάβετε την ομάδα "Όλοι" και, στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω στη σελίδα για να κάνετε κλικ στο "OK".
5. Επιστρέψτε στο "Κέντρο διαχείρισης του SharePoint" και κάντε κλικ στο "bcs".
6. Από τις επιλογές "bcs", επιλέξτε "Manage BDC Models and External Content Types".
· Βεβαιωθείτε ότι η "Προβολή" έχει οριστεί σε "Τύποι εξωτερικού περιεχομένου".
7. Κάντε κλικ στο "Μοντέλο BDC" που χρησιμοποιείται για εξωτερικό περιεχόμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Set Metadata Store Permissions".
8. Από το πλαίσιο διαλόγου «ορισμός δικαιωμάτων αποθήκευσης μεταδεδομένων», για τα δικαιώματα, συμπεριλάβετε το «Όλοι» και μετά πατήστε «Προσθήκη».
9. Κάντε κλικ στην ομάδα "Όλοι" από τους αναφερόμενους υπάρχοντες λογαριασμούς για το "Κατάστημα μεταδεδομένων". Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Εκτέλεση" είναι ενεργοποιημένη.
10. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο πλαίσιο διαλόγου για να ενεργοποιήσετε τα εξής:
· "Διάδοση αδειών σε όλα τα μοντέλα BDC"
· "Εξωτερικά συστήματα και τύποι εξωτερικού περιεχομένου στο χώρο αποθήκευσης μεταδεδομένων BDC"
11. Τώρα πατήστε "OK".
Βεβαιωθείτε ότι η εξωτερική κοινή χρήση είναι ενεργοποιημένη
Η εξωτερική κοινή χρήση ενδέχεται να έχει απενεργοποιηθεί σε SharePoint, Site και Office 365. Δοκιμάστε να την ενεργοποιήσετε ξανά για να επιλύσετε το πρόβλημα:
1. Εκκινήστε το "Microsoft Online Administration Center".
2. Κάτω από το "SharePoint Online" κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Διαχείριση".
3. Από το αριστερό τμήμα του παραθύρου "Κέντρο διαχείρισης", επιλέξτε "Διαχείριση συλλογών τοποθεσιών".
4. Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» μέσω του «Πίνακα ελέγχου κέντρου διαχείρισης» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Διαχείριση εξωτερικών χρηστών» από το μενού.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί "Allow" και στη συνέχεια "Save" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Εκχώρηση δικαιωμάτων ομάδας SharePoint ταυτόχρονα
Οι ομάδες του SharePoint προσφέρουν έναν γρήγορο και αποτελεσματικό τρόπο για να επιτρέψετε σε πολλά άτομα να έχουν πρόσβαση σε περιεχόμενο και ιστότοπους. Τα μέλη της ομάδας μπορεί να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά σε έναν οργανισμό. Το SharePoint Online είναι ενσωματωμένο με τη σουίτα Microsoft Office και είναι μια από τις αγαπημένες πλατφόρμες συνεργασίας από το 2001.
Τώρα που σας δείξαμε πώς να προσθέτετε μέλη σε ομάδες του SharePoint και μερικές βασικές συμβουλές διαχείρισης ομάδων, θα θέλαμε να μάθουμε εάν τα μέλη της ομάδας μπόρεσαν να χρησιμοποιήσουν τα δικαιώματά τους όπως αναμενόταν; Αντιμετωπίσατε προβλήματα – εάν ναι, πώς τα επιλύσατε; Πείτε μας τη γνώμη σας για το SharePoint Online γενικά στην παρακάτω ενότητα σχολίων.